Heb jij een to do-lijst? De meeste mensen hebben wel zoiets: vaak op een blaadje papier, of soms op de computer. Je zet allerlei dingen op die lijst en soms kan je iets doorstrepen.
Lijstjes zijn een nuttig instrument als je ze goed gebruikt en als ze jou helpen om structuur in je dag te krijgen. Maar lijstjes kunnen ook een bron van frustratie zijn, van stress en het gevoel van overweldigd te zijn, wanneer je ze niet op de juiste manier gebruikt.
Maak een dagelijkse actielijst. Zet er taken op die je echt gaat doen, eerder dan een eindeloze lijst te maken waarvan je nooit het eind gaat zien. Dit zijn mijn toptips om jouw lijst beheersbaar, productief en efficiënt te houden.
1. Houd je to do-lijst kort. Als er te veel opstaat, voel je je overweldigd. Kies slechts 5 tot 10 taken die je vandaag gaat kunnen doen. De bedoeling van een dagelijkse actielijst is dat je alle taken gaat doen. Als je maar vijf dingen op je lijst hebt staan en je krijgt ze allemaal gedaan, dan ben je veel effectiever bezig dan een lijst met twintig tot dertig zaken waarvan je maar de helft doet.
Lees ook Wanneer heb je “genoeg” gewerkt?
2. Hou je doel voor ogen. Relateer je dagelijkse taken aan jouw belangrijke levensdoelen en professionele doelstellingen. Waar past een taak in?
3. Plan jouw to do’s. Beslis hoe lang elke taak gaat duren en plan die tijd in jouw agenda. Gebruik jouw lijst als deel van je dagelijks planningproces.
4. Wees realistisch. Zet geen 10 dingen op je lijst om je dan te realiseren dat ze elk een uur in beslag gaan nemen om te voltooien.
5. Stel prioriteiten. Niet elke taak is even belangrijk. Gebruik cijfers (1, 2, 3,…), letters (A, B, C,…) of kleuren om prioriteiten aan te duiden. Zorg dat je eerst de taken met hoge prioriteit afwerkt. Anders zul je geneigd zijn om enkel ‘leuke’ taken te doen en de andere uit te stellen, ook al zijn ze belangrijk.
Lees ook Uitstellen of doorzetten? Of hoe een kikker kan helpen.
6. Maak intelligente lijsten. Zet niet gewoon maar een grote taak op jouw lijst, maar splits deze op in doenbare deeltaken. ‘Project X afwerken’ bestaat uit een serie van taken en kan verschillende dagen in beslag nemen maar ‘een vergadering plannen met Y’ kan de eerste stap zijn en misschien maar enkele minuten kosten. Zet de status, deadline en timing erbij om jouw taken beter te organiseren.
7. Groepeer gelijkaardige taken en behandel ze samen, zoals telefoontjes, e-mails verwerken, administratie of overschrijvingen doen. Het gaat sneller en het is veel efficiënter om aan gelijkaardige taken te werken dan te switchen tussen totaal verschillende taken.
8. Check je to do-lijst geregeld. Bekijk je lijst doorheen je dag om gefocust te blijven. Doorstreep gedane zaken en voeg overblijvende taken toe aan je lijst voor de volgende dag.
9. Wees creatief. Gebruik je agenda, een whiteboard, een apart notitieboekje (enkel voor je lijstjes), je computer of smartphone – wat voor jou werkt, maar: hou het eenvoudig. Technologie is prachtig maar soms maakt het dingen erger en te gecompliceerd.
10. Maak een ‘master list’. Dat is een lijst met taken die je ooit of misschien of binnenkort eens wil doen maar nog geen prioriteit zijn of nog geen taak vormen waar je nu op moet focussen. Deze acties op jouw ‘master list’ kan je overbrengen op jouw dagelijkse lijst wanneer het past.
Lees ook 7 time management problemen. Met oplossing.
Wil je écht meester worden van je tijd in plaats van de slaaf van je to do-lijstje? Lees dan het handige boekje “Meer tijd in 12 stappen”. Bestel hier jouw exemplaar.
Deel je ook deze tips met jouw vrienden? Alvast bedankt!
Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen doelen te bereiken in jouw leven, om het beste uit jezelf te halen, en je volledige potentieel te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!
Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link:
Wil jij ook je leven eenvoudiger maken? Een eenvoudiger leven maakt je effectiever en minder gestresseerd. Het schenkt je meer rust, meer energie en voldoening.
Assertief zijn is je gedragen met respect voor anderen terwijl je ook respect vraagt voor jezelf.
Heb je last van slaapproblemen? Ben je vermoeid of soms zelfs depressief? De PSiO-technologie biedt een innoverende, eenvoudige en efficiënte oplossing, goed voor jouw welzijn en voor meer energie.
Communiceren doen we in elke situatie, op het werk of elders. Effectiever communiceren is dan ook een waardevolle vaardigheid om onder de knie te krijgen. Want slecht communiceren kan desastreuze gevolgen hebben: tijdverlies, gekwetste gevoelens, misverstanden, onproductieve vergaderingen, ondoeltreffend teamwerk en gebrek aan vooruitgang.
Een leven in balans: makkelijker gezegd dan gedaan. Zeker vandaag met alle eisen van werk én daarbuiten. Informatie stroomt continu je leven binnen. Opportuniteiten om allerlei nieuws te ontdekken zijn nooit zo overvloedig geweest.
Heb je angst om iets te missen? Ben je bang om bij de koffie-automaat niet mee te kunnen praten? Volg je allerlei actualiteitenprogramma’s en veelbekeken spelshows en ben je vergroeid met je smartphone? Kom je haast niet meer aan slapen toe omdat je de laatste bestsellers wil lezen of de nieuwste artiesten wil zien optreden, of omdat je de tv-programma’s die je gemist hebt nog wil bekijken?
Op vakantie wordt het me telkens duidelijk: hoe ik kan leven met minder. In een vakantiehuis heb ik veel minder spullen ter beschikking dan thuis. En net door al die overvloed en complexiteit te missen, kan ik beter ontspannen en focussen op bijvoorbeeld een boek lezen, of schrijven.
’t Is heel menselijk: je bent aan het werk en je wordt afgeleid. Je geeft het vijf minuten aandacht, of tien, of een half uur. En als je terugkeert naar wat je aan het doen was, heb je geen idee meer waar je precies zat of ben je je drive kwijt. Je focus komt niet meer terug en je bent minder productief of creatief.
Werk jij meer dan veertig uur per week, én heb je daarbij nog het gevoel dat je niet alles gedaan krijgt? We hebben het allemaal al meegemaakt. Je zit aan je bureau en denkt/zegt: “Als ik nu eens drie uur meer kon werken vandaag, of tien uur meer deze week, dan zou ik al het werk gedaan krijgen.”
Allicht heb je een to do-lijstje.
