Heb jij een to do-lijst? De meeste mensen hebben wel zoiets: vaak op een blaadje papier, of soms op de computer. Je zet allerlei dingen op die lijst en soms kan je iets doorstrepen.

Lijstjes zijn een nuttig instrument als je ze goed gebruikt en als ze jou helpen om structuur in je dag te krijgen. Maar lijstjes kunnen ook een bron van frustratie zijn, van stress en het gevoel van overweldigd te zijn, wanneer je ze niet op de juiste manier gebruikt.

Maak een dagelijkse actielijst. Zet er taken op die je echt gaat doen, eerder dan een eindeloze lijst te maken waarvan je nooit het eind gaat zien. Dit zijn mijn toptips om jouw lijst beheersbaar, productief en efficiënt te houden.

1. Houd je to do-lijst kort. Als er te veel opstaat, voel je je overweldigd. Kies slechts 5 tot 10 taken die je vandaag gaat kunnen doen. De bedoeling van een dagelijkse actielijst is dat je alle taken gaat doen. Als je maar vijf dingen op je lijst hebt staan en je krijgt ze allemaal gedaan, dan ben je veel effectiever bezig dan een lijst met twintig tot dertig zaken waarvan je maar de helft doet.
Lees ook Wanneer heb je “genoeg” gewerkt?

2. Hou je doel voor ogen. Relateer je dagelijkse taken aan jouw belangrijke levensdoelen en professionele doelstellingen. Waar past een taak in?

3. Plan jouw to do’s. Beslis hoe lang elke taak gaat duren en plan die tijd in jouw agenda. Gebruik jouw lijst als deel van je dagelijks planningproces.

4. Wees realistisch. Zet geen 10 dingen op je lijst om je dan te realiseren dat ze elk een uur in beslag gaan nemen om te voltooien.

5. Stel prioriteiten. Niet elke taak is even belangrijk. Gebruik cijfers (1, 2, 3,…), letters (A, B, C,…) of kleuren om prioriteiten aan te duiden. Zorg dat je eerst de taken met hoge prioriteit afwerkt. Anders zul je geneigd zijn om enkel ‘leuke’ taken te doen en de andere uit te stellen, ook al zijn ze belangrijk.
Lees ook Uitstellen of doorzetten? Of hoe een kikker kan helpen.

6. Maak intelligente lijsten. Zet niet gewoon maar een grote taak op jouw lijst, maar splits deze op in doenbare deeltaken. ‘Project X afwerken’ bestaat uit een serie van taken en kan verschillende dagen in beslag nemen maar ‘een vergadering plannen met Y’ kan de eerste stap zijn en misschien maar enkele minuten kosten. Zet de status, deadline en timing erbij om jouw taken beter te organiseren.

7. Groepeer gelijkaardige taken en behandel ze samen, zoals telefoontjes, e-mails verwerken, administratie of overschrijvingen doen. Het gaat sneller en het is veel efficiënter om aan gelijkaardige taken te werken dan te switchen tussen totaal verschillende taken.

8. Check je to do-lijst geregeld. Bekijk je lijst doorheen je dag om gefocust te blijven. Doorstreep gedane zaken en voeg overblijvende taken toe aan je lijst voor de volgende dag.

9. Wees creatief. Gebruik je agenda, een whiteboard, een apart notitieboekje (enkel voor je lijstjes), je computer of smartphone – wat voor jou werkt, maar: hou het eenvoudig. Technologie is prachtig maar soms maakt het dingen erger en te gecompliceerd.

10. Maak een ‘master list’. Dat is een lijst met taken die je ooit of misschien of binnenkort eens wil doen maar nog geen prioriteit zijn of nog geen taak vormen waar je nu op moet focussen. Deze acties op jouw ‘master list’ kan je overbrengen op jouw dagelijkse lijst wanneer het past.

Lees ook 7 time management problemen. Met oplossing.

Wil je écht meester worden van je tijd in plaats van de slaaf van je to do-lijstje? Lees dan het handige boekje “Meer tijd in 12 stappen”. Bestel hier jouw exemplaar.

Deel je ook deze tips met jouw vrienden? Alvast bedankt!

Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen doelen te bereiken in jouw leven, om het beste uit jezelf te halen, en je volledige potentieel te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!

Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link: