Tag: professional organizer

Wanneer ik mensen coach op productiviteit, hoor ik het bijna elke keer: “Ik krijg te veel e-mails.” Als jij dat ook zegt, mag je verder lezen. Want het is je eigen fout.

Wil je weten waarom?

1. Je beschouwt e-mail als een vorm van sms, terwijl je e-mail zou moeten zien als faxen of een brief schrijven. Als je iemand een fax stuurt, dan stuurt die geen fax terug om je te bedanken. En je faxt die persoon ook niet terug met “Geen probleem” of “Graag gedaan”.

Bij faxen of het schrijven van een brief is er geen vicieuze cirkel van tijdverspillende correspondentie bestaande uit twee woorden. En toch doe je het elke dag met e-mail. Dat is alvast een reden waarom je inbox overvol zit.

Je kan dat allemaal vanaf nu stoppen met vier letters: NNTR

Dat betekent: No Need To Reply

Voeg deze vier letters (met de eerste keer dat je het doet een woordje uitleg) in je e-mail als je antwoordt op de vraag van een collega. Je zal je e-mail volume met 25% verminderen.

Daarnaast voeg je een lijntje onder je e-mail handtekening onder je naam: “Om het e-mail volume te verminderen, gelieve enkel te antwoorden indien noodzakelijk.” Je kan dit lijntje makkelijk wissen als het ongepast zou zijn. Anders laat je het gewoon staan en kan je de boodschap verspreiden dat je geen onnodige antwoorden vraagt.

Vind je deze benadering te moeilijk om vandaag in te voeren, gebruik dan op zijn minst de “tel-tot-tien” regel voor je een e-mail verstuurt. Dat is het mooie aan dit medium. Je hebt tijd om te denken vooraleer je op de verzendknop klikt.

2. De tweede fout waardoor je te veel e-mails krijgt is dat je er te veel verstuurt.

En als je toch antwoordt op iemands e-mail, zorg ervoor dat de onderwerpregel ook de inhoud van de e-mail weergeeft. Dit zal je toelaten om deze e-mail makkelijker terug te vinden als je hem op een dag zeer dringend moet vinden.

Over dringend gesproken, als er zich iets belangrijks en dringends voordoet in mijn zaak, dan gebruiken we een applicatie genaamd “telefoon”. Kijk ook eens of jouw IT-departement toegang heeft tot deze spitstechnologie.

Als je echt controle wil over jouw e-mail probleem, dan mag je e-mail niét als een conversatie beschouwen. Stop met antwoorden op zaken die geen antwoord nodig hebben.

Nog een tip om jouw e-mail productie te verminderen. Kijk eens hoeveel e-mails je op een dag verstuurt, bijvoorbeeld in het mapje “verzonden”. Vanaf morgen moet je jezelf beperken tot 25% van de e-mailproductie van vandaag.

Stel dat je vandaag veertig e-mails verstuurt. Dan mag je morgen maar tien e-mails versturen. Elke e-mail die je meer verstuurt, kost 1 euro. Die euro stop je in een bokaal. Aan het einde van de week kan je dat geld weggooien of weggeven. Maakt niet uit, maar het geld is weg. Zo leer je e-mail behandelen met het respect dat het verdient.

3. De derde reden waarom je te veel email hebt, is omdat je erom vraagt. Idem voor te veel Facebook berichten.

De oplossing?

Schrijf je uit (bijna) alles uit.

Welke nieuwsbrieven dragen écht iets bij aan je leven en werk? Houd er vijf over. Geef jezelf 5 minuten per dag om e-mail nieuwsbrieven te lezen. Die 5 minuten is niet nu en dan een minuutje, maar 5 minuten opeenvolgend. Bijvoorbeeld op de middag of om 16u in de namiddag. Dat is al de tijd die je krijgt. Niet meer.

Schrijf je uit alle andere nieuwsbrieven uit, en stop met het volgen van iedereen op Facebook en Twitter waar je niet elke dag van wil horen. Je hoeft op Facebook zelfs niet te ontvrienden, je kan gewoon de berichten van wie je wil verbergen.

Als je hier moeite mee hebt, vraag jezelf dan af “Hoe wil ik mijn kostbare tijd  echt doorbrengen?”

Met het beantwoorden van e-mail van vreemden?

Met alweer een e-mail nieuwsbrief lezen?

Of met tijd doorbrengen met mijn gezin of geliefde?

Doe je werk en verminder je e-mail tijd. Denk eraan dat elke minuut die je verliest in je inbox een minuut is die je steelt van de beperkte tijd met je kinderen. Want kinderen blijven geen kinderen.

Je moet dus ergens tijd op inwinnen. Het is jouw keuze. Word geen slaaf van je mail, niet op het werk, niet thuis.

Jouw inbox is jouw verantwoordelijkheid. Als je teveel e-mail krijgt, dan heb je niet de juiste systemen opgezet om je tijd te beschermen.

E-mail is geen conversatie-instrument. En als je jouw perspectief op hoe e-mail hoort te werken kan veranderen, dan bespaar je jezelf kostbare tijd en verminder je jouw stressniveau aanzienlijk.

Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen beslissingen te nemen in jouw leven, om het beste uit jezelf te halen, en je volledige potentieel te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!

Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link:

P.S. Deel dit artikel door op de Facebook, LinkedIn en Twitter-knoppen te klikken, omdat jouw vrienden en kennissen zo óók van deze inzichten kunnen profiteren.