10 tips tegen vergaderitis die jou dit jaar al honderden uren uitsparen

Geplaatst op 6:08 door wimannerel

vergadertechnieken training efficiënt vergaderen effectiefMet deze checklist bespaar je dit jaar tientallen, zo niet honderden, uren aan verloren vergadertijd.

1. Vergader alleen als het nodig is
Sommige vergaderingen vinden plaats omdat ze… recurrent staan ingeboekt in de agenda’s. Maar zijn ze wel elke keer noodzakelijk? Kom alleen samen als er voldoende of dringende agendapunten zijn om te bespreken.

2. Zet de juiste mensen rond de tafel
In een vergadering zitten soms ook mensen die geen rechtstreekse bijdrage leveren of die zelfs niets van het onderwerp afweten. Een goede voorbereiding van de meeting houdt ook in dat je nadenkt over welke mensen onmisbaar zijn voor een goed verloop van de meeting, en welke niet. Zo bespaar je die collega’s ook kostbare tijd in hun vaak al overvolle agenda’s. Omgekeerd, als die ene collega die het meest van het project afweet, met vakantie is, bekijk dan of je de meeting niet kan laten uitstellen.

3. Bereid je voor
Wees bij de aankondiging van de meeting duidelijk waarover het gaat. Zorg voor een heldere structuur die je vooraf aan de genodigden bezorgt, samen met eventueel documenten ter voorbereiding. Zo kent iedereen het doel van de vergadering, kan iedereen zich inhoudelijk voorbereiden, eventuele vragen bedenken en wordt er niet afgeweken van de te behandelen agendapunten. Zo heb je meer kans dat de vergadering ook de verwachte resultaten oplevert én op het afgesproken tijdstip eindigt.

4. Leid je de vergadering?
Als gespreksleider neem je best zo plaats dat iedereen je goed kan zien en dat het duidelijk is dat jij de vergadering leidt en in goede banen stuurt. Tegelijkertijd zorg je er ook voor dat je de lichaamstaal van iedereen kan opvangen.
Meld ook wie zich liet verontschuldigen voor de vergadering en waarom. Zijn er nieuwe mensen, stel ze dan voor.
Herhaal bij het begin van de meeting de context en de doelstelling van de vergadering en overloop kort de te behandelen agendapunten. Dat is handig, zeker als er veel besproken moet worden. Zo kunnen de verschillende onderwerpen stap voor stap worden afgehandeld en verandert de meeting niet in een warboel. Vraag ook of iemand punten aan de agenda wil toevoegen.
Is de vergadering het vervolg op een vorige meeting, overloop dan eerst kort het verslag van de vorige vergadering zodat iedereen op de hoogte is van de evolutie van de vorige agendapunten.

5. Hou de klok in het oog
Begin op tijd en eindig ook op het afgesproken tijdstip. Probeer vooraf in te schatten hoeveel tijd ieder onderwerp in beslag zal nemen en hou je er aan. Maak de deelnemers desnoods duidelijk hoeveel tijd ze krijgen om een punt te bespreken. Als er een tijdslimiet is, houden mensen hun bijdrage doorgaans beknopter en komt men sneller tot een beslissing. Duid desnoods iemand aan die als een soort ‘timekeeper’ de tijd per agendapunt in het oog houdt. Dat helpt je de vergadering effectief te structureren en ervoor te zorgen dat ze niet uitloopt. Of nog : leg gewoon je horloge voor je op de tafel.
Heeft een onderwerp toch meer tijd nodig dan gepland, weeg dan af hoe dringend het is. Is het nuttig om erop door te gaan, verschuif dan indien nodig een ander gespreksonderwerp naar een latere meeting. Kan het nog even wachten, plan het dan in voor een volgende samenkomst.

6. Betrek iedereen bij het gesprek
Probeer als gespreksleider iedereen bij het gesprek te betrekken. Minder mondige collega’s hebben ook een mening en het is belangrijk om die tijdens de vergadering te horen. Het komt ook vaak voor dat mensen tijdens de vergadering zelf niets (durven te) zeggen en pas na de vergadering in de wandelgangen hun mening uiten. Waak erover dat ieders mening gerespecteerd wordt.

7. Laat je niet afleiden
Niets vervelender dan een vergadering die uitloopt omdat er zaken besproken worden die niet relevant zijn. Focus je enkel op het noodzakelijke en laat je niet meeslepen door small talk.
Het kan ook handig zijn om tijdens de vergadering bepaalde bedenkingen of vragen op te schrijven terwijl iemand anders aan het woord is, zodat je ze niet vergeet wanneer er plots snel overgeschakeld wordt op een ander onderwerp.

8. Spreek een actieplan af
Behandel de belangrijkste agendapunten eerst. Gebruik indien nodig een flipover of whiteboard om argumenten, planningen, voorstellen, besluiten, … op te schrijven. Sluit elk agendapunt ook af met een duidelijk besluit of concreet actieplan: wie doet wat wanneer? Zo verloopt de evaluatie ervan in een volgende meeting veel vlotter.

9. Schakel je telefoon uit
Je telefoon uitzetten tijdens een meeting is een vorm van beleefdheid en respect tegenover collega’s en/of klanten. Verwacht je toch een dringend telefoontje, denk er dan aan om de ringtone stil te zetten.

10. Volg op
Zorg ervoor dat iemand een verslag maakt van de vergadering. Het is voor alle deelnemers (én verontschuldigde collega’s) nuttig om achteraf te kunnen doornemen wat er beslist is. Voeg daar ook het actieplan aan toe dat is afgesproken.

Welke tips heb jij nog tegen vergaderitis? Laat ze me weten en/of deel alvast deze 10 tips met jouw collega’s via onderstaande knoppen.

Wil je elke dag een uur extra vrijmaken? Lees dan Meer tijd in 12 stappen.

Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen het beste uit jezelf te halen, en je volledige potentieel te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!

Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link:

Lees verder:
Meer tijd in 12 stappen
Lees dit als je meer dan 40 uur per week werkt
7 herkenbare timemanagement problemen. Met oplossing.

Geplaatst in Time management | Tags: , , | Plaats een reactie

Een ongewone tip om meer gedaan te krijgen in je dag

Geplaatst op 5:03 door wimannerel

energie coach vermoeidheid voeding life coachGraag deel ik enkele effectieve tips met jou om meer energie te hebben, en zo meer gedaan te krijgen. En daarbij heb ik het natuurlijk niet over het drinken van blikjes Red Bull om de dag door te komen.

Vaak zeggen mensen mij “Ik wou dat er meer uren in een dag waren zodat ik meer gedaan kon krijgen.”

Maar ik denk dat meer tijd niet is wat de meeste mensen nodig hebben. Vaak merk ik dat ze meer dan genoeg uren in een dag hebben. En toch raken ze niet door hun to do lijstje.

Wat veel mensen echt kunnen gebruiken om elke dag opnieuw meer gedaan te krijgen is…energie.

Met een gezin en een handvol professionele activiteitsdomeinen waaronder enkele zaken waarvan ik eigenaar ben, is genoeg energie hebben om de vele dagelijkse taken af te ronden een absolute noodzaak. Zonder voldoende energie is het voor mij onmogelijk om meer dan honderd trainingen/uiteenzettingen per jaar te geven, naast de talrijke coachings, het schrijven van artikels en het managen van diverse projecten, naast het mee-runnen van een huishouden, en daarnaast nog tijd te vinden voor een boek, een film of een uitstap.

Over energiemanagement heb ik al heel wat artikels en boeken gelezen, en vooral: ik heb heel wat uitgeprobeerd om te zien wat wel en wat niet werkt.

Dit zijn 5 dingen die je dagelijks kunt doen om topenergie te genereren. Dat wil niet zeggen dat je de godganse dag moet rondrennen als een Speedy Gonzales. Maar deze tips kunnen je helpen om jouw energieniveau voldoende hoog te houden.

1. Zorg voor een gezonde proteïnebron in je maaltijden.
Die proteïnen zorgen voor een tragere omzetting van koolhydraten in glucose (suiker) in je bloed, zodat je bloedsuikerspiegel stabiel blijft doorheen de dag, in de plaats van ongezonde pieken en dalen.

Gezonde proteïnebronnen zoals eieren, vlees en gevogelte, vis en noten zorgen voor een stabiel energieniveau, ook na het middageten.

2. Drink heel de dag water.
De meeste mensen weten wel dat water drinken gezond is, maar niet dat het ook voor jouw energie zorgt. Gehydrateerd blijven helpt om vermoeidheid en hoofdpijn te vermijden, het zorgt voor de afvoer van gifstoffen en zo moeten jouw organen ook minder hard werken.

3. Let op met cafeïne.
‘k Zeg niet dat je jouw koffietje moet laten. Maar te veel is niet goed. Want dranken met cafeïne dehydrateren je lichaam en daar voel je je vermoeider door. Ik beperk het aantal koffies tot een paar per dag en vanaf een uur of twee in de namiddag stop ik. Je lichaam heeft heel wat uren nodig om de cafeïne af te breken: vlak voor het slapengaan nog koffie drinken heeft impact op de kwaliteit van je slaap.

4. Verminder de “witte” koolhydraten.
“Witte koolhydraten” (brood, pasta, ontbijtgranen, gebakjes) breken snel af waardoor je een snelle piek krijgt in je bloedsuikerspiegel. Je voelt een snelle opstoot van energie, maar daarna een grote val… waar je energieniveau (én je gemoed) onder lijden. Bovendien: als er teveel suikers op hetzelfde moment in je systeem komen, kan je lichaam het niet allemaal tegelijk voor energie gebruiken en zal het deze omzetten in vet.

Koolhydraten geven je dus wel energie, maar teveel tegelijkertijd leidt tot vermoeidheid en lethargie. Daarom geef ik je de suggestie mee om zo weinig mogelijk “witte” koolhydraten te eten en gezondere – meer vezelrijke – koolhydraten te kiezen zoals haver, quinoa, zoete aardappelen en een variatie aan fruit en groenten. En om bij deze koolhydraten altijd wat proteïne te eten (zie tip 1).

5. Doe een mini-fitness oefening van 5 minuten.
Vijf minuten maar? Ja, zo’n korte oefening is al voldoende om je bloed weer te doen stromen, waarbij je meer zuurstof naar je spieren en hersenen stuurt en een boost geeft aan je energieniveau. Zo’n energieboost versnelt ook je metabolisme.

Deze 5 minuten zijn ideaal om te plannen op het moment dat je je namiddagdipje krijgt. Sta gewoon op uit je stoel en hurk 1 minuut op en neer, doe 1 minuut pushups, 1 minuut spreidsprong, en 2 minuten stretchen van onder- en bovenlichaam. Het lijkt niet veel, maar toch zullen die 5 minuten jou een ongelooflijk rendement opleveren op het vlak van energie als je daarna weer aan het werk gaat. Zie je deze oefening niet zitten, maak dan een stevig wandelingetje.

Probeer deze vijf tips eens uit en je zult zien dat je veel meer werk kunt verzetten als jouw energieniveau de hele dag lang maximaal is.

Wat zijn nog andere tips die jij toepast om jouw energieniveau hoog te houden? Laat ze me weten. En/of deel alvast deze tips met jouw vrienden via onderstaande knoppen.

Wil je elke dag een uur extra vrijmaken? Lees dan Meer tijd in 12 stappen.

Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen het beste uit jezelf te halen, en je volledige potentieel als volwassene te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!

Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link:

Lees verder:
Meer tijd in 12 stappen
Lees dit als je meer dan 40 uur per week werkt
7 herkenbare timemanagement problemen. Met oplossing.

Geplaatst in Life Coaching, Time management | Tags: , , | 7 reacties

Dit is wat je wél dichter bij jouw doel brengt

Geplaatst op 10:33 door wimannerel

foto life coach levenscoach Alles wat je doet brengt je ofwel dichter bij ofwel verder van je doelen.
Wil je slanker zijn? Als je uitslaapt en je fitness-sessie mist, dan haalt dat je verder weg van je doel. Maar als je nee zegt tegen die pizza quattro formaggi vanavond en die croissants morgenochtend en in de plaats daarvan gezond eet, dan brengt dat je dichter bij je doel.

Elke keuze die je maakt brengt je dichter bij succes of bij falen. En afslanken of gezondheid is maar een voorbeeld. Als personal life en business coach heb ik al veel mensen begeleid op het vlak van ondermeer hun werk/loopbaan, work/life balance, relaties, geld, verkoop, zelfontwikkeling, creativiteit, sociaal leven en productiviteit/time management.

Een transformatie op één van deze gebieden start met het nemen van persoonlijke verantwoordelijkheid. We moeten aanvaarden dat we zelf heel veel in onze eigen macht hebben. Als we goed plannen en ons voorbereiden, gaan we in de goede richting. Als we lui zijn of slechte beslissingen nemen op het moment dat we beter moeten weten, dan krijgen we het moeilijk. Of we gaan zelfs achteruit.

En om dichter bij onze doelen te komen, zullen we uiteindelijk ook dingen moeten doen die we nog niet eerder gedaan hebben. Want we stappen buiten onze comfortzone en onze routine. En het is heel verleidelijk om binnen onze comfortzone te blijven. Maar dat is niet de plaats waar we groeien, verbeteren en de nodige veranderingen aanbrengen om serieuze stappen voorwaarts te zetten.

Kijk eens naar wat je doet om in je comfortzone te blijven en vraag: wat is de tegengestelde actie? En zou deze tegengestelde actie een betere oplossing zijn?

Als je doel is om meer werk te verzetten, dan zou een natuurlijke neiging om laat op te staan of te roddelen met collega’s, doelloos rond te surfen op het internet of lange lunchpauzes te nemen jou in de verkeerde richting leiden. Maar tijd reserveren waarin je ongestoord (zonder internettoegang?) kan werken, volgens een vooraf opgemaakt plan, zal je wel in de goede richting sturen.

Als je jouw situatie wil verbeteren, dan ga je gewoonten moeten veranderen. Zet nieuwe regels voor jezelf. Regels die je dichter bij je doel brengen. Regels die niet onderhandelbaar zijn voor jezelf. Als ik coachees dat zie doen, weet ik dat hun succes, hun transformatie, een feit wordt.

Als jij ook een persoonlijke transformatie wil, denk er dan aan dat wat je doet in jouw eigen macht ligt. Wat je kiest om te doen bepaalt de resultaten die je zult bereiken.

“Ask yourself if you could go back and start over – would you be doing different things now. Don’t be scared to start over now. If it’s education, your career, your life, your fitness program – don’t be afraid to continually grow so much and so quickly that you need to stop and rethink everything you’re doing.” – Alwyn Cosgrove

Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen en motivatie jouw doelen te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!

Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link:

Wil je nog meer controle over je eigen leven, en meer tijd maken voor wat écht belangrijk is in je leven? Lees dan het boek Meer tijd in 12 stappen.

Gun jij anderen een persoonlijke transformatie? Deel dan dit artikel via de onderstaande knoppen:

Geplaatst in Coaching, Doelen coaching, Life Coaching | Tags: , , , , | Plaats een reactie

De noodzakelijke stap om elk doel te bereiken

Geplaatst op 5:49 door wimannerel

foto doelencoach verantwoording Hoe je deadlines voor je kunt laten werken, las je al in dit artikel. Het gaat natuurlijk om deadlines die jij ZELF bepaalt omdat je aan een doel werkt dat JIJ wil bereiken.

Zonder deadlines is het vaak te gemakkelijk om excuses te vinden, of zijweggetjes in te slaan waarbij je jezelf bezighoudt met allerlei zaken die niets te maken hebben met jouw doel.

De kwestie met deadlines is wel dat je het moet menen. Een lezer van de vorige artikels vertelde me dat deadlines alleen voor hem niet voldoende bleken. Al te vaak is hij “aan zijn doelen aan het werken” zonder dat er iets concreets uitkomt.

Dat is waar verantwoording komt kijken. Je moet een manier vinden om jezelf te engageren, om jezelf ter verantwoording te roepen. Een systeem van verantwoording stelt je in staat om jouw vooruitgang te meten. Het moedigt je aan om jouw succes te zien groeien. Een dergelijk systeem maakt jouw voornemens fysiek, omdat je ze opgeschreven, online gepost of aan een ander verteld hebt.

Het is vaak het sluitstuk van een coachingsessie. Een coachingklant heeft een doel en de weg ernaartoe helder gesteld en op het einde check ik nog eens het engagement. We maken de te zetten stappen concreet. Soms gewoon met de agenda of kalender erbij. Wanneer ga je sporten, wanneer schrijf je die sollicitatiebrief of dat business plan, wanneer voer je dat ‘moeilijke” gesprek met je partner of je baas, of wanneer plan je die tijd voor jezelf in,…?

Ik vraag mijn coachee ook wie er eventueel nog kan helpen om hem of haar aan dat voornemen te houden. Dat kan een vriend(in), collega of partner zijn, of de personal coach zelf.

Wat wordt het voor jou? Ga je blijven praten over jouw dromen en doelen, of ga je aan de slag? En wie houdt jou aan je voornemens?

Laat me weten wat voor jou werkt. En/of deel dit artikel met je vrienden via de sociale media knoppen hieronder.

Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen en motivatie jouw doelen te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!

Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link:

Wil je nog meer controle over je eigen leven, en meer tijd maken voor wat écht belangrijk is in je leven? Lees dan het boek Meer tijd in 12 stappen.

Geplaatst in Coaching, Doelen coaching, Life Coaching, Time management | Tags: , , , , , , , , , | 1 reactie

Hoe motiveer je jezelf om deadlines te stellen en ze te halen?

Geplaatst op 4:49 door wimannerel

coach motivatie deadlines timemanagement

Nu je weet waarom deadlines goed voor je zijn, is de vraag hoe doe ik dat? Hoe motiveer ik mezelf om me aan die deadlines te houden? Dit zijn vijf praktische tips die voor heel wat van mijn coaching-klanten én ook voor mezelf werken.

1. Beslis: wat is het belangrijkste? Wat op je lijst is het belangrijkste om te bereiken en wat is een redelijke deadline? Is er méér dan één actie nodig om je doel te bereiken? Dan kan je je doel ook opsplitsen in stappen en een deadline voor elke stap bepalen. Je kamerplanten water geven in het weekend is een eenvoudige deadline, maar vakantiefoto’s van vijf jaar lang sorteren in albums vraagt méér dan één stap, en timemanagement.

2. Deel je plan. Voor sommige mensen geeft het vertellen van hun doelen aan anderen de nodige energie om ze te bereiken. Verantwoording moeten afleggen om een doel te bereiken is heel motiverend.

3. Maak het plezanter. Hoe kan je een taak plezanter maken voor jezelf? Als ik een hoop boekhouding/administratie moet verwerken, zet ik mezelf een lekkere kop koffie en zet ik mijn lievelingsradiostation op. Wanneer ik het gras maai, luister ik naar interessante podcasts. Als er niets is om de taak aangenamer te maken tijdens de taak, beloon jezelf dan nadien. Bijvoorbeeld met een goed boek of interessant tijdschrift dat je nog niet hebt kunnen lezen.

4. Visualiseer. Hoe ga je je voelen als de taak achter je ligt? De vrijheid om er niet meer aan te moeten denken is al een beloning. Stel het je voor hoe goed je je zal voelen als het gewicht van je schouders is.

5. Deadlines zijn geen dingen om te vrezen en te vermijden. Je kan ze gebruiken om te motiveren, om kracht en focus te krijgen. Om dat te bereiken wat je wil bereiken. En als je ze gehaald hebt, krijg je de beloning van een gevoel van succes en voldoening.

Welke van deze vijf tips spreekt jou het meeste aan? Laat het me weten en deel dit artikel met je vrienden via de knoppen hieronder.

Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen en motivatie jouw doelen te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!

Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link:

Wil je nog meer controle over je eigen leven, en meer tijd maken voor wat écht belangrijk is in je leven? Lees dan het boek Meer tijd in 12 stappen.

Geplaatst in Coaching, Doelen coaching, Life Coaching, Time management | Tags: , , , , , , | 2 reacties

Waarom deadlines goed voor je zijn

Geplaatst op 2:08 door wimannerel

professional organizer coach life coaching deadlineWerd je deze ochtend wakker met te denken aan wat je allemaal moest doen vandaag?
Misschien stonden er dergelijke zaken op je mentale lijstje: de vaat in de vaatwasser stoppen, de krant van gisteren bij het oud papier gooien, de woonkamer stofzuigen, de schoenen uit de inkom halen en in de kast zetten,… Maar eerst keek je nog even in de krant, of op je Twitter of Facebook account. Want ja, er is geen haast bij die taken, nietwaar?

Dan rinkelt je telefoon. Een vriend komt over 20 minuten langs. Oeps. De dingen die je gepland had om later te doen, krijgen plots een deadline. Je rent snel rond om de schoenen op te bergen, de woonkamer en de vaat aan kant te hebben en de krant van gisteren bij het oud papier te gooien.

Zonder die deadline van 20 minuten zou je die kleine taken maar in de volgende uren gedaan hebben. Zo zie je hoe nuttig deadlines kunnen zijn voor je eigen organisatie.

Samengevat:

1. Deadlines dwingen je om een doel te stellen en erop te focussen.
Omdat de tijd beperkt is, ga je denken over wat er echt belangrijk is, over de essentie van wat er gedaan moet worden. Je denkt meer in termen van resultaten.

2. Een deadline helpt je om je tijd te organiseren.
Je bekijkt of je zaken kan combineren. Of misschien kan je wel taken delegeren.

3. Deadlines verhogen je productiviteit.
Je bedenkt wat er gedaan moet worden. Niet relevante taken laat je achterwege.

4. Deadlines zorgen ervoor dat je minder snel afgeleid bent.
TV, e-mail, Facebook, Twitter,… lopen niet weg. Maar zonder deadline zijn we snel geneigd van ons te laten verleiden en worden we snel opgeslokt door allerlei afleidingen.

Tip: stel jezelf eens wat meer vrijwillig deadlines.

Lees nu verder om te leren hoe je jezelf aan deadlines kunt houden. Hoe motiveer je jezelf om deadlines te stellen én om ze te halen? Klik hier om verder te lezen.

Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen en motivatie jouw doelen te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!

Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link:

Wil je nog meer controle over je eigen leven, en meer tijd maken voor wat écht belangrijk is in je leven? Lees dan het boek Meer tijd in 12 stappen.

Geplaatst in Coaching, Life Coaching, Time management | Tags: , , , , , , , | 1 reactie

(Video) Voel je angst. En doe het toch.

Geplaatst op 6:56 door wimannerel
Geplaatst in Coaching, Life Coaching, Mental Coaching | Tags: | Plaats een reactie

Vergaderingen tijdverlies? Doe dit.

Geplaatst op 7:33 door wimannerel

vergaderingen meetings timemanagement coachDe meeste organisaties zien vergaderingen als het beste instrument om face-to-face te communiceren onder collega’s en om goede ideeën te krijgen. In werkelijkheid kosten vergaderingen veel meer dan gedacht en is het vaak tijdverlies. Een effectieve vergadering begint met een goede planning. Met deze vijf tips verhoog je de efficiëntie en effectiviteit van jouw vergaderingen.

1. Wat is het doel van de organisatie/het project/deze vergadering?
Je moet weten wat je verwacht te bereiken aan het eind van de vergadering: een lijst met ideeën? Een actieplan? Wat moet de output zijn?

2. Start op tijd. Stop op tijd.
Een tijdlimiet zorgt voor zin voor urgentie.

3. Stel een moderator aan. Die zorgt voor het vergaderproces zodat de deelnemers bij het onderwerp blijven, de tijd in de gaten houden en dat deelnemers zich kunnen voorbereiden. De moderator kan er ook op letten dat er meer tijd aan het oplossen van het probleem wordt besteed, dan aan het bespreken van het probleem zelf.

4. Elke deelnemer komt voorbereid naar de vergadering.
Als dat niet zo is, hoe kan een deelnemer dan nog een waardevolle bijdrage leveren? Of anders moet er eerst nog een hele uitleg gegeven worden, met tijdverlies tot gevolg.

5. Eindig de vergadering met “beslissingen en to do’s”.
Veronderstel niet dat besproken punten zomaar worden uitgevoerd of herinnerd. Mensen hebben vaak nog een extra duwtje nodig om hen eraan te herinneren dat ze een actie moeten uitvoeren. Wie doet wat?

Bonustip. Geen zwartepieten. Wel waardering.
Kritiek geven is makkelijk. Maar de bijdragen van anderen waarderen, versterkt de relaties en de loyauteit in het team.

Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen en motivatie jouw doelen te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!

Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link:

Wil je nog meer controle over je eigen leven, en meer tijd maken voor wat écht belangrijk is in je leven? Lees dan het boek Meer tijd in 12 stappen.

Geplaatst in Business Coaching, Time management, Training | Tags: , , , | Plaats een reactie

“Ik heb geen tijd om boeken te lezen.”

Geplaatst op 7:25 door wimannerel

snellezen smartreading turbolezen boekenWaarom zou je meer boeken lezen? Je verruimt je geest. En vele inzichten van grote denkers zijn vaak enkel beschikbaar via boeken. Je kan ook lezen om je gemoedsgesteldheid te veranderen. Een half uurtje jezelf helemaal onderdompelen in een boek kan je echt goed doen. Je sluit je zo even af voor alle piekergedachten of zorgen. En daarna kan je er weer beter tegen.

Boeken zijn heel entertainend: denk maar een een thriller die je op het puntje van je stoel doet zitten of een biografie die je meer inzicht geeft in de denk- en leefwereld van een boeiende figuur.

Woorden kunnen ons – veel meer dan beelden – diep in de denkwereld van iemand brengen, ze kunnen ons verrassen door een rijk verhaal. En een boek wordt ook niet om het kwartier onderbroken door reclamespots.

Maar een van de grootste voordelen van boeken is dat ze een schat aan leerervaringen bieden en dat veel goedkoper dan om het even welke klassikale cursus. Van gezonde voeding tot het herstellen van je computer, van solliciteren tot sociale media, over elk onderwerp bestaan er boeken die je uit de boekhandel of de bibliotheek kan halen.

“Maar ik heb geen tijd om boeken te lezen.”
Als je iets in je leven wil passen dat er maar niet van komt, dan moet je het gewoon inplannen. Misschien lijkt het raar om ‘lezen’ in je agenda te zetten, maar het werkt echt. Wat zou er gebeuren als je elke avond voor of na het eten een half uur leestijd zou inplannen?

En hoeveel tv kijk je elke dag? Kan je een half uur vinden door gewoon de tv uit te zetten? Of je computer op een bepaald uur uit te zetten, zoals om negen uur vanavond, en de rest van de avond te lezen? Je zal zelfs merken dat je beter slaapt wanneer je geest niet meer doormaalt van al die e-mails en Facebookberichten.

Als je naar je werk pendelt met de trein of bus, neem een boek mee in plaats van de krant. En als je met de auto naar het werk rijdt, dan zijn audioboeken een oplossing. Of heb je over de middag een uur lunchpauze? Lees een boek bij je koffie. Jouw namiddag zal des te productiever zijn.

Lees sneller
Snellezen is verrassend makkelijk om te leren. Het is gebaseerd op twee sleuteltechnieken die iedereen kan toepassen:

1. Stop met woorden in je hoofd uit te spreken. Subvocalisatie is een gewoonte die velen van ons hebben, waarbij we de woorden in onze geest “horen” terwijl we ze lezen. Gevolg: je kan niet sneller lezen dan je “spreekt”. Onderdruk daarom het spraakmechanisme in je brein, door bijvoorbeeld op iets te kauwen of de klinkers (a, e, i, o, u) te herhalen om jezelf de subvocalisatie af te leren.

2. Vermijd terugkeren. Als we lezen keren we vaak terug met onze ogen om iets te herlezen. Dit is een enorme vertrager. De eerste stap is je hiervan bewust te zijn. De tweede stap is om de tekst aan te wijzen met een vinger of potlood en telkens verder vooruit te gaan.

Sla delen van een boek over
“Skimmen” is een goede manier om je achterstand in non-fictie boeken in te halen. Lees de inleiding of het voorwoord om de belangrijkste beweringen of argumenten uit het boek te achterhalen. Lees dan het laatste hoofdstuk of de conclusie. Ga daarna door elk hoofdstuk om de eerste en laatste paragraaf te lezen. Dit is een goede strategie voor boeken waarin je maar matig bent geïnteresseerd. Als er hoofdstukken zijn die je wel boeiend vindt, dan kan je die wél lezen natuurlijk.

Lees verschillende boeken
Je hoeft niet noodzakelijk één boek helemaal uit te lezen voor je aan het volgende begint. Als je heel diverse boeken leest, dan kan je ook afwisselen.

Stop met boeken die niet de moeite waard zijn
Dit is gezond verstand. Als je een paar hoofdstukken van een boek hebt gelezen en je geniet er niet van, stop dan. Vraag je af waarom je er niet van geniet. Misschien is het geen goed moment en kan je er later opnieuw in lezen. Of heeft iemand jou een ‘verkeerd’ boek cadeau gedaan? Voel je niet verplicht om het te lezen. Verspil je tijd niet aan boeken waar je niet van houdt.

En ten slotte mijn gouden tip, enkel voor mensen die in het Engels (of Frans) kunnen lezen. Neem een abonnement op getAbstract: in deze bibliotheek vind je meer dan 15.000 samenvattingen van non-fictie boeken. Neem een kijkje en probeer het eens gratis uit met enkele boeksamenvattingen. Ik lees circa 5 samenvattingen per week, en zo heb ik de inhoud en inzichten mee van meer dan 250 boeken per jaar!

Geplaatst in Time management | Tags: , | 11 reacties

“Ik krijg te veel e-mails.”

Geplaatst op 12:09 door wimannerel

foto email productiviteit coach timemanagementWanneer ik mensen coach op productiviteit, hoor ik het bijna elke keer: “Ik krijg te veel e-mails.” Als jij dat ook zegt, mag je verder lezen. Want het is je eigen fout.

Wil je weten waarom?

1. Je beschouwt e-mail als een vorm van sms, terwijl je e-mail zou moeten zien als faxen of een brief schrijven. Als je iemand een fax stuurt, dan stuurt die geen fax terug om je te bedanken. En je faxt die persoon ook niet terug met “Geen probleem” of “Graag gedaan”.

Bij faxen of het schrijven van een brief is er geen vicieuze cirkel van tijdverspillende correspondentie bestaande uit twee woorden. En toch doe je het elke dag met e-mail. Dat is alvast een reden waarom je inbox overvol zit.

Je kan dat allemaal vanaf nu stoppen met vier letters: NNTR

Dat betekent: No Need To Reply

Voeg deze vier letters (met de eerste keer dat je het doet een woordje uitleg) in je e-mail als je antwoordt op de vraag van een collega. Je zal je e-mail volume met 25% verminderen.

Daarnaast voeg je een lijntje onder je e-mail handtekening onder je naam: “Om het e-mail volume te verminderen, gelieve enkel te antwoorden indien noodzakelijk.” Je kan dit lijntje makkelijk wissen als het ongepast zou zijn. Anders laat je het gewoon staan en kan je de boodschap verspreiden dat je geen onnodige antwoorden vraagt.

Vind je deze benadering te moeilijk om vandaag in te voeren, gebruik dan op zijn minst de “tel-tot-tien” regel voor je een e-mail verstuurt. Dat is het mooie aan dit medium. Je hebt tijd om te denken vooraleer je op de verzendknop klikt.

2. De tweede fout waardoor je te veel e-mails krijgt is dat je er te veel verstuurt.

En als je toch antwoordt op iemands e-mail, zorg ervoor dat de onderwerpregel ook de inhoud van de e-mail weergeeft. Dit zal je toelaten om deze e-mail makkelijker terug te vinden als je hem op een dag zeer dringend moet vinden.

Over dringend gesproken, als er zich iets belangrijks en dringends voordoet in mijn zaak, dan gebruiken we een applicatie genaamd “telefoon”. Kijk ook eens of jouw IT-departement toegang heeft tot deze spitstechnologie.

Als je echt controle wil over jouw e-mail probleem, dan mag je e-mail niét als een conversatie beschouwen. Stop met antwoorden op zaken die geen antwoord nodig hebben.

Nog een tip om jouw e-mail productie te verminderen. Kijk eens hoeveel e-mails je op een dag verstuurt, bijvoorbeeld in het mapje “verzonden”. Vanaf morgen moet je jezelf beperken tot 25% van de e-mailproductie van vandaag.

Stel dat je vandaag veertig e-mails verstuurt. Dan mag je morgen maar tien e-mails versturen. Elke e-mail die je meer verstuurt, kost 1 euro. Die euro stop je in een bokaal. Aan het einde van de week kan je dat geld weggooien of weggeven. Maakt niet uit, maar het geld is weg. Zo leer je e-mail behandelen met het respect dat het verdient.

3. De derde reden waarom je te veel email hebt, is omdat je erom vraagt. Idem voor te veel Facebook berichten.

De oplossing?

Schrijf je uit (bijna) alles uit.

Welke nieuwsbrieven dragen écht iets bij aan je leven en werk? Houd er vijf over. Geef jezelf 5 minuten per dag om e-mail nieuwsbrieven te lezen. Die 5 minuten is niet nu en dan een minuutje, maar 5 minuten opeenvolgend. Bijvoorbeeld op de middag of om 16u in de namiddag. Dat is al de tijd die je krijgt. Niet meer.

Schrijf je uit alle andere nieuwsbrieven uit, en stop met het volgen van iedereen op Facebook en Twitter waar je niet elke dag van wil horen. Je hoeft op Facebook zelfs niet te ontvrienden, je kan gewoon de berichten van wie je wil verbergen.

Als je hier moeite mee hebt, vraag jezelf dan af “Hoe wil ik mijn kostbare tijd  echt doorbrengen?”

Met het beantwoorden van e-mail van vreemden?

Met alweer een e-mail nieuwsbrief lezen?

Of met tijd doorbrengen met mijn gezin of geliefde?

Doe je werk en verminder je e-mail tijd. Denk eraan dat elke minuut die je verliest in je inbox een minuut is die je steelt van de beperkte tijd met je kinderen. Want kinderen blijven geen kinderen.

Je moet dus ergens tijd op inwinnen. Het is jouw keuze. Word geen slaaf van je mail, niet op het werk, niet thuis.

Jouw inbox is jouw verantwoordelijkheid. Als je teveel e-mail krijgt, dan heb je niet de juiste systemen opgezet om je tijd te beschermen.

E-mail is geen conversatie-instrument. En als je jouw perspectief op hoe e-mail hoort te werken kan veranderen, dan bespaar je jezelf kostbare tijd en verminder je jouw stressniveau aanzienlijk.

Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen beslissingen te nemen in jouw leven, om het beste uit jezelf te halen, en je volledige potentieel te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!

Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link:

P.S. Deel dit artikel door op de Facebook, LinkedIn en Twitter-knoppen te klikken, omdat jouw vrienden en kennissen zo óók van deze inzichten kunnen profiteren.

Geplaatst in Business Coaching, Time management | Tags: , , , , , , , | 1 reactie