De verborgen factor in het bereiken van je doelen

doelencoach Onlangs deelde een vriendin van me haar teleurstelling: ze had voor zichzelf een doelstelling in haar carrière gesteld, met een deadline. En die niet gehaald.

Had ze niet hard genoeg geprobeerd? Stonden de sterren niet gunstig?
Het kwam bij me op dat het daar allemaal niet om draaide. Maar dat er een nog verborgen factor in het spel was. Iets waar we zelden over horen. De reden waarom veel mensen hun doel niet bereiken binnen de deadline die ze zelf stellen is heel eenvoudig dit:

We zijn gewoon niet zo goed in het inschatten van hoe lang dingen gaan duren.

Als je 15 kilo op drie maand wil vermageren, en je bent na die periode maar 7 kilo afgevallen… Ben je dan “mislukt” omdat je niet hard genoeg probeerde, omdat jouw metabolisme tegenwerkte, of zou het zijn dat drie maand onvoldoende tijd is om die doelstelling te bereiken met jouw strategie en met wat je kon en wou doen?

Of stel dat je deze maand 1000 euro meer wil verdienen en aan het eind van deze maand staat er geen eurocent extra op jouw rekening. Gaat het dan om slechte planning? Slechte uitvoering? Of ben je wél al op weg en zal het gewoon drie maand in plaats van één maand vergen?

Je ziet deze “verborgen factor” overal aan het werk. Acteurs die hun droom opgeven omdat ze binnen de zes maand na het afstuderen nog niet in een film of serie hebben meegespeeld. Werknemers die geen promotie krijgen binnen de tijd die ze zelf hadden vooropgesteld. En ondernemers die zichzelf als  topstarter zien en die denken dat ze iets grondig verkeerds doen als ze nog geen wereldwijde erkenning hebben gekregen op de dag dat ze hun zaak openen.

Maar zijn er dan geen momenten waarop je geen resultaten behaalt en dat een verandering van strategie, richting of zelfs loopbaan aan de orde is?

Natuurlijk wel.

Maar als de mensen wiens opinie je respecteert (je hebt toch wel al een coach of een mentor?) je bevestigen dat je op het goede spoor zit, dan ligt het misschien gewoon aan de timing. Hoe ga je daarmee dan om? Ik geef je graag drie manieren om dit aan te pakken, je leest ze hier.

Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen het beste uit jezelf te halen, en je volledige potentieel te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!

Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link:

10 tips om alles uit een coachingsessie te halen

tips coachingsessie coacheeAls coach wil ik het met jou graag eens hebben over de rol van de coachee – dat is de persoon die gecoacht wordt – in de coachingrelatie en 10 tips meegeven om het maximale uit een coachingsessie te halen.

Om een professionele coach te zijn heb je heel wat kwalificaties nodig. Zo heb ik na mijn basisopleiding tot life en business coach nog een aanvullende coachingopleiding gevolgd, en school ik me continu bij. Als er zoveel nodig is om een goede coach te zijn, dan zijn er toch zeker wel tips die je helpen om een goede coachee te zijn?

Als coach is het evident dat je zelf ook gecoacht wordt. Zelf heb ik al verschillende coaches ervaren en coachingtrajecten doorlopen. Dat ben je als coach overigens aan jezelf verplicht. Daarom wil ik vanuit mijn ervaring als coachee graag wat inzichten meegeven. Hoe haal je meer uit de coachingervaring?

1. Wees voorbereid. Als je totaal onvoorbereid komt, vraagt het meer tijd om tijdens de sessie tot een goede focus te komen. Je kan zeker wel vijf minuutjes vinden om al eens na te denken.
Hierbij enkele vragen die je daarbij helpen:
– Wat wil ik uit deze sessie halen?
– Wat is het meest essentiële punt waaraan ik wil werken, of waarover ik het wil hebben?
– Waarover ging het vorige keer, wat waren de conclusies? Wat heb ik geleerd?
– Hoe belangrijk is het punt waarover ik het wil hebben?
– Hoe voel ik me erbij?
– Hoeveel moeite wil ik doen om er iets aan te doen?
– Zijn er kwesties die ermee samenhangen?
– Wat zijn nog één of twee punten die ik verder wil exploreren als er tijd voor is?
Neem gerust een paar notities tijdens deze brainstorm met jezelf en doe ze mee naar de sessie.


2. Verhelder voor jezelf. 
Hoe ga je de kwestie uitleggen? Je kan het in je geest al eens overlopen zodat wanneer de sessie begint, je al een duidelijk beeld hebt. Vele coachingsessies komen trager op gang omdat er nog te weinig helderheid is tussen wat de coachee bedoelt en wat de coach verstaat.

3. Welk resultaat wil je bereiken? 
Jouw coach zal je altijd vragen wat je uit de sessie wil halen, maar dat mag je niet tegenhouden om jezelf al eens voor te stellen hoe succes er voor jou zal uitzien en hoe dat zal voelen. Wees duidelijk over wat je als resultaat wil hebben.

4. Wat wil je veranderen? Wil je dat er iets gebeurt? Welke acties wil je nemen?

5. Concentreer. Tracht je niet te laten afleiden door je gsm. Geef de coachingsessie jouw volledige aandacht.

6. Is alles duidelijk? 
Tijdens de coachingsessie zelf zorg je ervoor dat wat er gezegd wordt of afgesproken wordt duidelijk is voor jou. Stel vragen als er iets niet helemaal helder is.

7. Neem je tijd. 
Het is helemaal okee om wat tijd te nemen om over iets na te denken tijdens de coachingsessie.

8. Verberg je gevoelens niet. 
Wees eerlijk over hoe “moeilijk” iets is, of over het gevoel dat je bij iets hebt. Als je door de coaching een goed gevoel hebt, zeg dat, en ook als je denkt dat wat je gaat uitproberen na de sessie heel wat van jou gaat vergen. Vermijd om te doen alsof alles goed gaat/zal gaan, als het dat overduidelijk niet is.

9. Wees eerlijk. 
Heb de moed om helemaal eerlijk te zijn: een coachingsessie is een plaats waar je falen, frustratie of zelfs wanhoop mag toegeven. Geef eerlijk weer waar het voor jou over gaat en wat je voelt. Het helpt de sessie enorm vooruit.

10. Haal er het maximum uit. Denk eraan dat je geluk hebt om deze tijd vrij te kunnen maken om te focussen op wat je nodig hebt. De meeste mensen hebben deze opportuniteit niet, of grijpen ze niet, en blijven aanmodderen als gevolg.
Beschouw daarom elke sessie als een belangrijk evenement om er het beste uit te halen, niet als een lastige taak om door te geraken. Als je goed voorbereid bent, de sessie aanvangt met deze attitude om er echt iets mee te doen, dan zal wat je eruit haalt oneindig veel meer waarde toevoegen aan je leven. Gegarandeerd.

Wat zijn jouw ervaringen als coachee? Of heb je nog vragen over wat coaching inhoudt? Laat het me weten. En/of deel deze tips met jouw vrienden door onderstaande knoppen.
Ben je zelf coach? Voel je vrij om deze checklist te delen met jouw klanten.

Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen het beste uit jezelf te halen, en je volledige potentieel te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!

Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link:

Een ongewone tip om meer gedaan te krijgen in je dag

energie coach vermoeidheid voeding life coachGraag deel ik enkele effectieve tips met jou om meer energie te hebben, en zo meer gedaan te krijgen. En daarbij heb ik het natuurlijk niet over het drinken van blikjes Red Bull om de dag door te komen.

Vaak zeggen mensen mij “Ik wou dat er meer uren in een dag waren zodat ik meer gedaan kon krijgen.”

Maar ik denk dat meer tijd niet is wat de meeste mensen nodig hebben. Vaak merk ik dat ze meer dan genoeg uren in een dag hebben. En toch raken ze niet door hun to do lijstje.

Wat veel mensen echt kunnen gebruiken om elke dag opnieuw meer gedaan te krijgen is…energie.

Met een gezin en een handvol professionele activiteitsdomeinen waaronder enkele zaken waarvan ik eigenaar ben, is genoeg energie hebben om de vele dagelijkse taken af te ronden een absolute noodzaak. Zonder voldoende energie is het voor mij onmogelijk om meer dan honderd trainingen/uiteenzettingen per jaar te geven, naast de talrijke coachings, het schrijven van artikels en het managen van diverse projecten, naast het mee-runnen van een huishouden, en daarnaast nog tijd te vinden voor een boek, een film of een uitstap.

Over energiemanagement heb ik al heel wat artikels en boeken gelezen, en vooral: ik heb heel wat uitgeprobeerd om te zien wat wel en wat niet werkt.

Dit zijn 5 dingen die je dagelijks kunt doen om topenergie te genereren. Dat wil niet zeggen dat je de godganse dag moet rondrennen als een Speedy Gonzales. Maar deze tips kunnen je helpen om jouw energieniveau voldoende hoog te houden.

1. Zorg voor een gezonde proteïnebron in je maaltijden.
Die proteïnen zorgen voor een tragere omzetting van koolhydraten in glucose (suiker) in je bloed, zodat je bloedsuikerspiegel stabiel blijft doorheen de dag, in de plaats van ongezonde pieken en dalen.

Gezonde proteïnebronnen zoals eieren, vlees en gevogelte, vis en noten zorgen voor een stabiel energieniveau, ook na het middageten.

2. Drink heel de dag water.
De meeste mensen weten wel dat water drinken gezond is, maar niet dat het ook voor jouw energie zorgt. Gehydrateerd blijven helpt om vermoeidheid en hoofdpijn te vermijden, het zorgt voor de afvoer van gifstoffen en zo moeten jouw organen ook minder hard werken.

3. Let op met cafeïne.
‘k Zeg niet dat je jouw koffietje moet laten. Maar te veel is niet goed. Want dranken met cafeïne dehydrateren je lichaam en daar voel je je vermoeider door. Ik beperk het aantal koffies tot een paar per dag en vanaf een uur of twee in de namiddag stop ik. Je lichaam heeft heel wat uren nodig om de cafeïne af te breken: vlak voor het slapengaan nog koffie drinken heeft impact op de kwaliteit van je slaap.

4. Verminder de “witte” koolhydraten.
“Witte koolhydraten” (brood, pasta, ontbijtgranen, gebakjes) breken snel af waardoor je een snelle piek krijgt in je bloedsuikerspiegel. Je voelt een snelle opstoot van energie, maar daarna een grote val… waar je energieniveau (én je gemoed) onder lijden. Bovendien: als er teveel suikers op hetzelfde moment in je systeem komen, kan je lichaam het niet allemaal tegelijk voor energie gebruiken en zal het deze omzetten in vet.

Koolhydraten geven je dus wel energie, maar teveel tegelijkertijd leidt tot vermoeidheid en lethargie. Daarom geef ik je de suggestie mee om zo weinig mogelijk “witte” koolhydraten te eten en gezondere – meer vezelrijke – koolhydraten te kiezen zoals haver, quinoa, zoete aardappelen en een variatie aan fruit en groenten. En om bij deze koolhydraten altijd wat proteïne te eten (zie tip 1).

5. Doe een mini-fitness oefening van 5 minuten.
Vijf minuten maar? Ja, zo’n korte oefening is al voldoende om je bloed weer te doen stromen, waarbij je meer zuurstof naar je spieren en hersenen stuurt en een boost geeft aan je energieniveau. Zo’n energieboost versnelt ook je metabolisme.

Deze 5 minuten zijn ideaal om te plannen op het moment dat je je namiddagdipje krijgt. Sta gewoon op uit je stoel en hurk 1 minuut op en neer, doe 1 minuut pushups, 1 minuut spreidsprong, en 2 minuten stretchen van onder- en bovenlichaam. Het lijkt niet veel, maar toch zullen die 5 minuten jou een ongelooflijk rendement opleveren op het vlak van energie als je daarna weer aan het werk gaat. Zie je deze oefening niet zitten, maak dan een stevig wandelingetje.

Probeer deze vijf tips eens uit en je zult zien dat je veel meer werk kunt verzetten als jouw energieniveau de hele dag lang maximaal is.

Wat zijn nog andere tips die jij toepast om jouw energieniveau hoog te houden? Laat ze me weten. En/of deel alvast deze tips met jouw vrienden via onderstaande knoppen.

Wil je elke dag een uur extra vrijmaken? Lees dan Meer tijd in 12 stappen.

Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen het beste uit jezelf te halen, en je volledige potentieel als volwassene te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!

Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link:

Lees verder:
Meer tijd in 12 stappen
Lees dit als je meer dan 40 uur per week werkt
7 herkenbare timemanagement problemen. Met oplossing.

Dit is wat je wél dichter bij jouw doel brengt

foto life coach levenscoach Alles wat je doet brengt je ofwel dichter bij ofwel verder van je doelen.
Wil je slanker zijn? Als je uitslaapt en je fitness-sessie mist, dan haalt dat je verder weg van je doel. Maar als je nee zegt tegen die pizza quattro formaggi vanavond en die croissants morgenochtend en in de plaats daarvan gezond eet, dan brengt dat je dichter bij je doel.

Elke keuze die je maakt brengt je dichter bij succes of bij falen. En afslanken of gezondheid is maar een voorbeeld. Als personal life en business coach heb ik al veel mensen begeleid op het vlak van ondermeer hun werk/loopbaan, work/life balance, relaties, geld, verkoop, zelfontwikkeling, creativiteit, sociaal leven en productiviteit/time management.

Een transformatie op één van deze gebieden start met het nemen van persoonlijke verantwoordelijkheid. We moeten aanvaarden dat we zelf heel veel in onze eigen macht hebben. Als we goed plannen en ons voorbereiden, gaan we in de goede richting. Als we lui zijn of slechte beslissingen nemen op het moment dat we beter moeten weten, dan krijgen we het moeilijk. Of we gaan zelfs achteruit.

En om dichter bij onze doelen te komen, zullen we uiteindelijk ook dingen moeten doen die we nog niet eerder gedaan hebben. Want we stappen buiten onze comfortzone en onze routine. En het is heel verleidelijk om binnen onze comfortzone te blijven. Maar dat is niet de plaats waar we groeien, verbeteren en de nodige veranderingen aanbrengen om serieuze stappen voorwaarts te zetten.

Kijk eens naar wat je doet om in je comfortzone te blijven en vraag: wat is de tegengestelde actie? En zou deze tegengestelde actie een betere oplossing zijn?

Als je doel is om meer werk te verzetten, dan zou een natuurlijke neiging om laat op te staan of te roddelen met collega’s, doelloos rond te surfen op het internet of lange lunchpauzes te nemen jou in de verkeerde richting leiden. Maar tijd reserveren waarin je ongestoord (zonder internettoegang?) kan werken, volgens een vooraf opgemaakt plan, zal je wel in de goede richting sturen.

Als je jouw situatie wil verbeteren, dan ga je gewoonten moeten veranderen. Zet nieuwe regels voor jezelf. Regels die je dichter bij je doel brengen. Regels die niet onderhandelbaar zijn voor jezelf. Als ik coachees dat zie doen, weet ik dat hun succes, hun transformatie, een feit wordt.

Als jij ook een persoonlijke transformatie wil, denk er dan aan dat wat je doet in jouw eigen macht ligt. Wat je kiest om te doen bepaalt de resultaten die je zult bereiken.

“Ask yourself if you could go back and start over – would you be doing different things now. Don’t be scared to start over now. If it’s education, your career, your life, your fitness program – don’t be afraid to continually grow so much and so quickly that you need to stop and rethink everything you’re doing.” – Alwyn Cosgrove

Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen en motivatie jouw doelen te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!

Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link:

Wil je nog meer controle over je eigen leven, en meer tijd maken voor wat écht belangrijk is in je leven? Lees dan het boek Meer tijd in 12 stappen.

Gun jij anderen een persoonlijke transformatie? Deel dan dit artikel via de onderstaande knoppen:

De noodzakelijke stap om elk doel te bereiken

foto doelencoach verantwoording Hoe je deadlines voor je kunt laten werken, las je al in dit artikel. Het gaat natuurlijk om deadlines die jij ZELF bepaalt omdat je aan een doel werkt dat JIJ wil bereiken.

Zonder deadlines is het vaak te gemakkelijk om excuses te vinden, of zijweggetjes in te slaan waarbij je jezelf bezighoudt met allerlei zaken die niets te maken hebben met jouw doel.

De kwestie met deadlines is wel dat je het moet menen. Een lezer van de vorige artikels vertelde me dat deadlines alleen voor hem niet voldoende bleken. Al te vaak is hij “aan zijn doelen aan het werken” zonder dat er iets concreets uitkomt.

Dat is waar verantwoording komt kijken. Je moet een manier vinden om jezelf te engageren, om jezelf ter verantwoording te roepen. Een systeem van verantwoording stelt je in staat om jouw vooruitgang te meten. Het moedigt je aan om jouw succes te zien groeien. Een dergelijk systeem maakt jouw voornemens fysiek, omdat je ze opgeschreven, online gepost of aan een ander verteld hebt.

Het is vaak het sluitstuk van een coachingsessie. Een coachingklant heeft een doel en de weg ernaartoe helder gesteld en op het einde check ik nog eens het engagement. We maken de te zetten stappen concreet. Soms gewoon met de agenda of kalender erbij. Wanneer ga je sporten, wanneer schrijf je die sollicitatiebrief of dat business plan, wanneer voer je dat ‘moeilijke” gesprek met je partner of je baas, of wanneer plan je die tijd voor jezelf in,…?

Ik vraag mijn coachee ook wie er eventueel nog kan helpen om hem of haar aan dat voornemen te houden. Dat kan een vriend(in), collega of partner zijn, of de personal coach zelf.

Wat wordt het voor jou? Ga je blijven praten over jouw dromen en doelen, of ga je aan de slag? En wie houdt jou aan je voornemens?

Laat me weten wat voor jou werkt. En/of deel dit artikel met je vrienden via de sociale media knoppen hieronder.

Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen en motivatie jouw doelen te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!

Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link:

Wil je nog meer controle over je eigen leven, en meer tijd maken voor wat écht belangrijk is in je leven? Lees dan het boek Meer tijd in 12 stappen.

Hoe motiveer je jezelf om deadlines te stellen en ze te halen?

coach motivatie deadlines timemanagement

Nu je weet waarom deadlines goed voor je zijn, is de vraag hoe doe ik dat? Hoe motiveer ik mezelf om me aan die deadlines te houden? Dit zijn vijf praktische tips die voor heel wat van mijn coaching-klanten én ook voor mezelf werken.

1. Beslis: wat is het belangrijkste? Wat op je lijst is het belangrijkste om te bereiken en wat is een redelijke deadline? Is er méér dan één actie nodig om je doel te bereiken? Dan kan je je doel ook opsplitsen in stappen en een deadline voor elke stap bepalen. Je kamerplanten water geven in het weekend is een eenvoudige deadline, maar vakantiefoto’s van vijf jaar lang sorteren in albums vraagt méér dan één stap, en timemanagement.

2. Deel je plan. Voor sommige mensen geeft het vertellen van hun doelen aan anderen de nodige energie om ze te bereiken. Verantwoording moeten afleggen om een doel te bereiken is heel motiverend.

3. Maak het plezanter. Hoe kan je een taak plezanter maken voor jezelf? Als ik een hoop boekhouding/administratie moet verwerken, zet ik mezelf een lekkere kop koffie en zet ik mijn lievelingsradiostation op. Wanneer ik het gras maai, luister ik naar interessante podcasts. Als er niets is om de taak aangenamer te maken tijdens de taak, beloon jezelf dan nadien. Bijvoorbeeld met een goed boek of interessant tijdschrift dat je nog niet hebt kunnen lezen.

4. Visualiseer. Hoe ga je je voelen als de taak achter je ligt? De vrijheid om er niet meer aan te moeten denken is al een beloning. Stel het je voor hoe goed je je zal voelen als het gewicht van je schouders is.

5. Deadlines zijn geen dingen om te vrezen en te vermijden. Je kan ze gebruiken om te motiveren, om kracht en focus te krijgen. Om dat te bereiken wat je wil bereiken. En als je ze gehaald hebt, krijg je de beloning van een gevoel van succes en voldoening.

Welke van deze vijf tips spreekt jou het meeste aan? Laat het me weten en deel dit artikel met je vrienden via de knoppen hieronder.

Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen en motivatie jouw doelen te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!

Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link:

Wil je nog meer controle over je eigen leven, en meer tijd maken voor wat écht belangrijk is in je leven? Lees dan het boek Meer tijd in 12 stappen.

Waarom deadlines goed voor je zijn

professional organizer coach life coaching deadlineWerd je deze ochtend wakker met te denken aan wat je allemaal moest doen vandaag?
Misschien stonden er dergelijke zaken op je mentale lijstje: de vaat in de vaatwasser stoppen, de krant van gisteren bij het oud papier gooien, de woonkamer stofzuigen, de schoenen uit de inkom halen en in de kast zetten,… Maar eerst keek je nog even in de krant, of op je Twitter of Facebook account. Want ja, er is geen haast bij die taken, nietwaar?

Dan rinkelt je telefoon. Een vriend komt over 20 minuten langs. Oeps. De dingen die je gepland had om later te doen, krijgen plots een deadline. Je rent snel rond om de schoenen op te bergen, de woonkamer en de vaat aan kant te hebben en de krant van gisteren bij het oud papier te gooien.

Zonder die deadline van 20 minuten zou je die kleine taken maar in de volgende uren gedaan hebben. Zo zie je hoe nuttig deadlines kunnen zijn voor je eigen organisatie.

Samengevat:

1. Deadlines dwingen je om een doel te stellen en erop te focussen.
Omdat de tijd beperkt is, ga je denken over wat er echt belangrijk is, over de essentie van wat er gedaan moet worden. Je denkt meer in termen van resultaten.

2. Een deadline helpt je om je tijd te organiseren.
Je bekijkt of je zaken kan combineren. Of misschien kan je wel taken delegeren.

3. Deadlines verhogen je productiviteit.
Je bedenkt wat er gedaan moet worden. Niet relevante taken laat je achterwege.

4. Deadlines zorgen ervoor dat je minder snel afgeleid bent.
TV, e-mail, Facebook, Twitter,… lopen niet weg. Maar zonder deadline zijn we snel geneigd van ons te laten verleiden en worden we snel opgeslokt door allerlei afleidingen.

Tip: stel jezelf eens wat meer vrijwillig deadlines.

Lees nu verder om te leren hoe je jezelf aan deadlines kunt houden. Hoe motiveer je jezelf om deadlines te stellen én om ze te halen? Klik hier om verder te lezen.

Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen en motivatie jouw doelen te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!

Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link:

Wil je nog meer controle over je eigen leven, en meer tijd maken voor wat écht belangrijk is in je leven? Lees dan het boek Meer tijd in 12 stappen.

(Video) Voel je angst. En doe het toch.

Vergaderingen tijdverlies? Doe dit.

vergaderingen meetings timemanagement coachDe meeste organisaties zien vergaderingen als het beste instrument om face-to-face te communiceren onder collega’s en om goede ideeën te krijgen. In werkelijkheid kosten vergaderingen veel meer dan gedacht en is het vaak tijdverlies. Een effectieve vergadering begint met een goede planning. Met deze vijf tips verhoog je de efficiëntie en effectiviteit van jouw vergaderingen.

1. Wat is het doel van de organisatie/het project/deze vergadering?
Je moet weten wat je verwacht te bereiken aan het eind van de vergadering: een lijst met ideeën? Een actieplan? Wat moet de output zijn?

2. Start op tijd. Stop op tijd.
Een tijdlimiet zorgt voor zin voor urgentie.

3. Stel een moderator aan. Die zorgt voor het vergaderproces zodat de deelnemers bij het onderwerp blijven, de tijd in de gaten houden en dat deelnemers zich kunnen voorbereiden. De moderator kan er ook op letten dat er meer tijd aan het oplossen van het probleem wordt besteed, dan aan het bespreken van het probleem zelf.

4. Elke deelnemer komt voorbereid naar de vergadering.
Als dat niet zo is, hoe kan een deelnemer dan nog een waardevolle bijdrage leveren? Of anders moet er eerst nog een hele uitleg gegeven worden, met tijdverlies tot gevolg.

5. Eindig de vergadering met “beslissingen en to do’s”.
Veronderstel niet dat besproken punten zomaar worden uitgevoerd of herinnerd. Mensen hebben vaak nog een extra duwtje nodig om hen eraan te herinneren dat ze een actie moeten uitvoeren. Wie doet wat?

Bonustip. Geen zwartepieten. Wel waardering.
Kritiek geven is makkelijk. Maar de bijdragen van anderen waarderen, versterkt de relaties en de loyauteit in het team.

Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen en motivatie jouw doelen te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!

Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link:

Wil je nog meer controle over je eigen leven, en meer tijd maken voor wat écht belangrijk is in je leven? Lees dan het boek Meer tijd in 12 stappen.

“Ik krijg te veel e-mails.”

foto email productiviteit coach timemanagementWanneer ik mensen coach op productiviteit, hoor ik het bijna elke keer: “Ik krijg te veel e-mails.” Als jij dat ook zegt, mag je verder lezen. Want het is je eigen fout.

Wil je weten waarom?

1. Je beschouwt e-mail als een vorm van sms, terwijl je e-mail zou moeten zien als faxen of een brief schrijven. Als je iemand een fax stuurt, dan stuurt die geen fax terug om je te bedanken. En je faxt die persoon ook niet terug met “Geen probleem” of “Graag gedaan”.

Bij faxen of het schrijven van een brief is er geen vicieuze cirkel van tijdverspillende correspondentie bestaande uit twee woorden. En toch doe je het elke dag met e-mail. Dat is alvast een reden waarom je inbox overvol zit.

Je kan dat allemaal vanaf nu stoppen met vier letters: NNTR

Dat betekent: No Need To Reply

Voeg deze vier letters (met de eerste keer dat je het doet een woordje uitleg) in je e-mail als je antwoordt op de vraag van een collega. Je zal je e-mail volume met 25% verminderen.

Daarnaast voeg je een lijntje onder je e-mail handtekening onder je naam: “Om het e-mail volume te verminderen, gelieve enkel te antwoorden indien noodzakelijk.” Je kan dit lijntje makkelijk wissen als het ongepast zou zijn. Anders laat je het gewoon staan en kan je de boodschap verspreiden dat je geen onnodige antwoorden vraagt.

Vind je deze benadering te moeilijk om vandaag in te voeren, gebruik dan op zijn minst de “tel-tot-tien” regel voor je een e-mail verstuurt. Dat is het mooie aan dit medium. Je hebt tijd om te denken vooraleer je op de verzendknop klikt.

2. De tweede fout waardoor je te veel e-mails krijgt is dat je er te veel verstuurt.

En als je toch antwoordt op iemands e-mail, zorg ervoor dat de onderwerpregel ook de inhoud van de e-mail weergeeft. Dit zal je toelaten om deze e-mail makkelijker terug te vinden als je hem op een dag zeer dringend moet vinden.

Over dringend gesproken, als er zich iets belangrijks en dringends voordoet in mijn zaak, dan gebruiken we een applicatie genaamd “telefoon”. Kijk ook eens of jouw IT-departement toegang heeft tot deze spitstechnologie.

Als je echt controle wil over jouw e-mail probleem, dan mag je e-mail niét als een conversatie beschouwen. Stop met antwoorden op zaken die geen antwoord nodig hebben.

Nog een tip om jouw e-mail productie te verminderen. Kijk eens hoeveel e-mails je op een dag verstuurt, bijvoorbeeld in het mapje “verzonden”. Vanaf morgen moet je jezelf beperken tot 25% van de e-mailproductie van vandaag.

Stel dat je vandaag veertig e-mails verstuurt. Dan mag je morgen maar tien e-mails versturen. Elke e-mail die je meer verstuurt, kost 1 euro. Die euro stop je in een bokaal. Aan het einde van de week kan je dat geld weggooien of weggeven. Maakt niet uit, maar het geld is weg. Zo leer je e-mail behandelen met het respect dat het verdient.

3. De derde reden waarom je te veel email hebt, is omdat je erom vraagt. Idem voor te veel Facebook berichten.

De oplossing?

Schrijf je uit (bijna) alles uit.

Welke nieuwsbrieven dragen écht iets bij aan je leven en werk? Houd er vijf over. Geef jezelf 5 minuten per dag om e-mail nieuwsbrieven te lezen. Die 5 minuten is niet nu en dan een minuutje, maar 5 minuten opeenvolgend. Bijvoorbeeld op de middag of om 16u in de namiddag. Dat is al de tijd die je krijgt. Niet meer.

Schrijf je uit alle andere nieuwsbrieven uit, en stop met het volgen van iedereen op Facebook en Twitter waar je niet elke dag van wil horen. Je hoeft op Facebook zelfs niet te ontvrienden, je kan gewoon de berichten van wie je wil verbergen.

Als je hier moeite mee hebt, vraag jezelf dan af “Hoe wil ik mijn kostbare tijd  echt doorbrengen?”

Met het beantwoorden van e-mail van vreemden?

Met alweer een e-mail nieuwsbrief lezen?

Of met tijd doorbrengen met mijn gezin of geliefde?

Doe je werk en verminder je e-mail tijd. Denk eraan dat elke minuut die je verliest in je inbox een minuut is die je steelt van de beperkte tijd met je kinderen. Want kinderen blijven geen kinderen.

Je moet dus ergens tijd op inwinnen. Het is jouw keuze. Word geen slaaf van je mail, niet op het werk, niet thuis.

Jouw inbox is jouw verantwoordelijkheid. Als je teveel e-mail krijgt, dan heb je niet de juiste systemen opgezet om je tijd te beschermen.

E-mail is geen conversatie-instrument. En als je jouw perspectief op hoe e-mail hoort te werken kan veranderen, dan bespaar je jezelf kostbare tijd en verminder je jouw stressniveau aanzienlijk.

Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen beslissingen te nemen in jouw leven, om het beste uit jezelf te halen, en je volledige potentieel te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!

Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link:

P.S. Deel dit artikel door op de Facebook, LinkedIn en Twitter-knoppen te klikken, omdat jouw vrienden en kennissen zo óók van deze inzichten kunnen profiteren.