De meeste organisaties zien vergaderingen als het beste instrument om face-to-face te communiceren onder collega’s en om goede ideeën te krijgen. In werkelijkheid kosten vergaderingen veel meer dan gedacht en is het vaak tijdverlies. Een effectieve vergadering begint met een goede planning. Met deze vijf tips verhoog je de efficiëntie en effectiviteit van jouw vergaderingen.

1. Wat is het doel van de organisatie/het project/deze vergadering?
Je moet weten wat je verwacht te bereiken aan het eind van de vergadering: een lijst met ideeën? Een actieplan? Wat moet de output zijn?

2. Start op tijd. Stop op tijd.
Een tijdlimiet zorgt voor zin voor urgentie.

3. Stel een moderator aan. Die zorgt voor het vergaderproces zodat de deelnemers bij het onderwerp blijven, de tijd in de gaten houden en dat deelnemers zich kunnen voorbereiden. De moderator kan er ook op letten dat er meer tijd aan het oplossen van het probleem wordt besteed, dan aan het bespreken van het probleem zelf.

4. Elke deelnemer komt voorbereid naar de vergadering.
Als dat niet zo is, hoe kan een deelnemer dan nog een waardevolle bijdrage leveren? Of anders moet er eerst nog een hele uitleg gegeven worden, met tijdverlies tot gevolg.

5. Eindig de vergadering met “beslissingen en to do’s”.
Veronderstel niet dat besproken punten zomaar worden uitgevoerd of herinnerd. Mensen hebben vaak nog een extra duwtje nodig om hen eraan te herinneren dat ze een actie moeten uitvoeren. Wie doet wat?

Bonustip. Geen zwartepieten. Wel waardering.
Kritiek geven is makkelijk. Maar de bijdragen van anderen waarderen, versterkt de relaties en de loyauteit in het team.

Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen en motivatie jouw doelen te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!

Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link:

Wil je nog meer controle over je eigen leven, en meer tijd maken voor wat écht belangrijk is in je leven? Lees dan het boek Meer tijd in 12 stappen.