Vermijd burn-out. Versterk je veerkracht. Bevrijd jezelf van perfectionisme en uitstelgedrag. Ontdek wat je gelukkig maakt. En word de beste versie van jezelf.
Stel je voor dat je in een boot zit zonder roeispanen, overgeleverd aan de stroming van de rivier. Soms voelt het leven zo – we zijn de passagiers in onze eigen levens, stuurloos en overgeleverd aan de stroom van gebeurtenissen.
We voelen ons overweldigd door werk, persoonlijke verplichtingen, en een schier eindeloze lijst van taken die onze aandacht vragen.
Het kan voelen alsof we worden overspoeld door golven, zonder tijd of ruimte om adem te halen. Hoe kunnen we deze stroom beter navigeren? Het antwoord ligt in proactieve, creatieve dagelijkse planning.
Laten we het probleem eerst eens goed bekijken. De tijdsdruk die velen van ons voelen, wordt vaak verergerd door een gevoel van gebrek aan controle. We worden heen en weer geslingerd door de golven van de dag, reagerend op wat er op ons pad komt, zonder een duidelijk plan. Deze manier van leven kan ons uitgeput en ontevreden achterlaten.
Gelukkig is er een oplossing: het creëren van onze eigen dag.
Waarom een plan van belang is
Door proactief te plannen, nemen we de roeispanen weer in handen. We kunnen de koers van onze dag bepalen voordat deze daadwerkelijk begint.
Dit betekent dat we niet alleen reageren op gebeurtenissen zoals ze zich voordoen, maar dat we ze daadwerkelijk vooruit plannen.
En het mooiste is dat dit kan in slechts een paar minuten per dag. Door deze tijd te besteden aan het conceptueel uitwerken en in kaart brengen van je schema, krijg je een gevoel van controle over je tijd en taken. Dit leidt tot een meer gebalanceerde, vervullende en productieve dag.
Zoals een tuinman die zijn tuin zorgvuldig plant, ga je zitten met je planner en denk je na over wat je wilt zaaien.
Of het nu ’s ochtends vroeg is, met een dampende kop koffie in je hand, of laat in de avond, wanneer het huis rustig is, het belangrijkste is om een specifiek, consistent moment van de dag te kiezen. Door dit te doen, wordt het plannen een vaste gewoonte in je dagelijkse routine, net zoals tandenpoetsen of je hond uitlaten.
Checklist voor het creëren van je eigen dag
Terwijl je daar dan zit met je planner, check je de volgende zeven aspecten:
Check afspraken en verplichtingen: Begin met het doornemen van je agenda voor eventuele afspraken of verplichtingen voor de dag. Dit is als het checken van het weerbericht voordat je naar buiten gaat – je wilt weten wat je kunt verwachten.
Anticipeer op interacties: Net zoals je zou anticiperen op de behoeften van een geliefde, denk na over de interacties die je gedurende de dag zult hebben. Dit kan helpen bij het bevorderen van diepere verbindingen en meer betekenisvolle uitwisselingen.
Identificeer belangrijke taken of projecten: Dit is als het plaatsen van grote rotsen in een pot voordat je het vult met kleinere stenen en zand. Door je belangrijkste taken eerst te identificeren, zorg je ervoor dat je tijd hebt voor wat echt belangrijk is.
Plan je maaltijden: Je lichaam is als een motor – het heeft brandstof nodig om goed te functioneren. Door je maaltijden voor de dag te plannen, zorg je ervoor dat je lichaam de voedingsstoffen krijgt die het nodig heeft.
Cultiveer persoonlijke groei: Zie jezelf als een tuin die voortdurend moet worden verzorgd en gevoed. Dit kan zijn door het leren van nieuwe vaardigheden, het deelnemen aan creatieve bezigheden, of andere zelfontwikkelingsactiviteiten.
Reflecteer op jouw algemene doelen: Dit is als het in kaart brengen van een reis – je wilt weten waar je naartoe gaat en hoe de taken en activiteiten van de dag je helpen je bestemming te bereiken.
Plan vooruit: Kijk naar de horizon en denk na over wat er in de komende dagen en weken aankomt. Dit kan je helpen om beter voorbereid te zijn en mogelijke uitdagingen te anticiperen.
Als je deze strategie consequent toepast, zul je merken dat je meer “betere” dagen ervaart. Je zult je minder overweldigd voelen en meer in controle. En het mooiste is dat deze strategie flexibel is – je kunt het aanpassen aan je eigen specifieke behoeften en omstandigheden.
Ik geloof dat we allemaal de kracht hebben om onze dagen te creëren in plaats van ze gewoon te ervaren. Door proactieve planning kunnen we de golven van het leven beter navigeren.
Een handige tool die je kan helpen bij deze aanpak is een dagplanner of werkblad. Ongeacht de tool die je kiest, onthoud dat het echte geheim van succesvolle planning in jou ligt.
Het gaat om het nemen van de tijd om na te denken over je dag, je prioriteiten te identificeren, en dan bewuste keuzes te maken over hoe je je tijd wilt besteden.
Het gaat erom de roeispanen van je leven weer in handen te nemen, zodat je de koers kunt bepalen in plaats van simpelweg te worden meegesleurd door de stroom.
Dus, pak je planner en begin met het creëren van je dag. Want onthoud: Een goed geplande dag is een betere dag.
Meer inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail. Dus wanneer je je realiseert dat je meer uit het leven wil halen, meld je dan nu aan in via deze link omdat je dan elke week een tip krijgt toegestuurd:
P.S. Wanneer je dit artikel waardevol vindt, klik nu op een van de knoppen hieronder omdat je zo ook anderen inspireert met deze tips en inzichten. Of stuur het door naar één iemand die deze inzichten kan gebruiken. Want zo draag je bij aan een betere wereld. Dankjewel!
Je hoeft geen Superman-cape of Mega Mindy-krachten te hebben om jouw leven ingrijpend te veranderen. Hier zijn zeven manieren om echte superkrachten te krijgen waarmee je jouw leven zult verbeteren.
1. Word super creatief
Neem een warme ontspannende douche. Waarom is een ontspannen gemoedstoestand zo belangrijk voor creatieve inzichten? Als jouw geest ontspannen is, maakt jouw brein alfagolven. Dan richt je jouw aandacht meer naar binnen, naar die associaties die uit jouw rechterhersenhelft komen. Maar wanneer je zeer gedisciplineerd gefocust bent, dan is jouw aandacht vaak naar buiten gericht, naar de details van de problemen die je tracht op te lossen. Deze manier van aandacht schenken is noodzakelijk wanneer je op een analytische manier problemen wil oplossen, maar het voorkomt dat je verbindingen maakt die leiden tot inzichten. En dat is de reden waarom zoveel inzichten ons te binnen schieten terwijl we een warme douche nemen. Voor veel mensen is dat namelijk het meest ontspannende deel van hun dag.
2. Ontwikkel krachtige nieuwe gewoonten
Gebruik de 20 seconden regel. Welke goede gewoontes wil je ontwikkelen? Kijk of er een manier bestaat waardoor je het makkelijker maakt om er binnen de 20 seconden mee te starten. Wil je ’s ochtends gaan sporten, leg dan bijvoorbeeld je sportkleren ’s avonds al klaar. Wil je stoppen met een slechte gewoonte? Verleng de tijd om ermee te starten met 20 seconden: leg de chocolade op de bovenste plank en sluit de kast.
3. Verander dankzij anderen
Gebruik sociale druk in jouw voordeel. Spendeer meer tijd met het soort van mensen dat je zelf wil zijn. Onderzoekers vonden dat veel mensen andere gewoontes hadden aangenomen na een persoonlijke tragedie, zoals een echtscheiding of een levensbedreigende ziekte. Maar net zo vaak waren er mensen die een transformatie in hun leven hadden meegemaakt zonder zo’n tragedie. Zij waren veranderd omdat ze tot een sociale kring behoorden die verandering makkelijker maakte. Wanneer je deel uitmaakt van een groep mensen voor wie verandering mogelijk lijkt, dan wordt die verandering veel realistischer.
4. Verminder jouw stress onmiddellijk
Trek even de natuur in. Onderzoek toont aan dat mensen die in een straal van 3 km veel groene ruimte rond zich hebben minder onderhevig zijn aan stress, in vergelijking met mensen die geen groen in hun buurt hebben. Groene ruimte vormt een buffer tegen de negatieve impact van stresserende levensgebeurtenissen op jouw gezondheid.
5. Versterk jouw leervermogen
Schrijf een samenvatting. Onderzoek toont dat mensen die een samenvatting geschreven hebben 50% meer herinneren op lange termijn dan mensen die gewoon verschillende keren de tekst lezen. Een boek passief lezen zorgt voor weinig leereffect. Maar het boek sluiten en een samenvatting schrijven brengt jou ertoe om de sleutelelementen te bepalen, te verwerken en die ideeën zinvol te ordenen. En door ze op te schrijven herhaal je ze ook.
Slaap voldoende. Voor besparen op slaap betaal je altijd een prijs. Uit een onderzoek bleek dat mensen die twee weken lang slechts 6 uur per nacht sliepen er even slecht aan toe waren als mensen die 24 uur lang slaap moesten ontberen. Voor jouw hersens komt het overeen met dronkenschap. Vermoeid zijn maakt het moeilijker om je gelukkig te voelen. Ergens ‘een nachtje over slapen’ verbetert effectief het nemen van beslissingen en kan je helpen om door te zetten bij het bereiken van jouw doelen. Slaaptekort zorgt ervoor dat je makkelijker ziek wordt en zelfs dat je makkelijker onethisch gedrag stelt. En er bestaat effectief zoiets als een schoonheidsslaapje. De meeste mensen slapen niet voldoende. Als je dat wel doet, versterk je jouw superkrachten!
Als coach help ik mensen onder meer met het opbouwen van zelfvertrouwen in wat ze willen ondernemen, omdat ik geloof dat meer zelfvertrouwen jou meer mogelijkheden in het leven geeft, zowel in je privéleven als professioneel.
P.S. Deel alsjeblieft dit artikel via de Facebook, Twitter, en LinkedIn-knoppen, want… zo kunnen vrienden in jouw netwerk óók van deze inzichten profiteren.
Wanneer je vanavond gaat slapen en je denkt over jouw voorbije dag, hoe voel je je dan? Was het een geslaagde dag? Of een mindere dag? Was vandaag een representatieve dag voor wie je bent of wie je wil zijn?
Tracht jezelf enkele of alle onderstaande vragen te stellen om bewuster te leven. Het helpt je om een succesvoller en beter mens te worden.
1. Wat was het beste moment van deze dag?
Wat maakte me trots, gelukkig of dankbaar? Wat maakte me vrolijk of wat gaf me een gevoel van ‘yes, dit heb ik goed gedaan’?
Herbeleef heel even dat moment. Want je wil meer van die momenten in jouw leven. En te vaak vinden we ze vanzelfsprekend. Geniet ervan én wees er dankbaar voor.
2. Wat heb ik vandaag geleerd?
Wat kan ik beter doen? Welke lessen kan ik trekken uit de ervaringen van vandaag? Hoe had ik een situatie of gesprek beter kunnen aanpakken? Denk aan manieren om te verbeteren in de toekomst.
3. Met wie heb ik vandaag een connectie gemaakt?
Connectie is energie tussen mensen die zich gehoord en gewaardeerd voelen. Het geeft ons een gevoel van verbondenheid. Wie zijn vandaag de belangrijkste mensen voor jou geweest en wat doe je voor hen? Heb je hen laten merken dat je hen graag hebt? Of wat zou je morgen kunnen doen om hen te helpen of blij te maken? Soms zijn we zo druk bezig dat we de belangrijkste mensen in ons leven verwaarlozen. Deze vraag helpt je weer op het goede spoor.
4. Wat is het belangrijkste dat ik morgen wil bereiken?
Welk éne ding kan morgen het grootste verschil maken? Als je een to do-lijst hebt dan staat deze taak erop, allicht bovenaan of met een sterretje ernaast. Kan je deze taak zo vroeg mogelijk in je dag doen? Deze vraag helpt je om te focussen op wat essentieel is.
5. Hoe ga ik mezelf morgen uitdagen?
Groeien als mens wil zeggen dat je geregeld eens uit je comfortzone stapt: daag jezelf uit en ontdek iets nieuws over jezelf. Wat voor nieuws kan je morgen uitproberen? Welke uitdaging kan je jezelf stellen: bijvoorbeeld op het persoonlijke vlak zoals iets nieuws leren of uitproberen of op het sociale vlak zoals iemand aanspreken. Sommige zaken duren maar enkele minuten tot een uur. Het leven is een ontdekkingsreis. Ongeacht onze leeftijd, hebben we het nodig om elke dag nieuwe dingen uit te proberen. Wat kan jij morgen leren?
Ziezo. Vijf eenvoudige maar krachtige vragen die jou kunnen helpen om jouw leven nog beter te maken. Probeer ze vanavond al eens uit en merk hoeveel waarde ze jou brengen.
Laat je me weten welke vraag voor jou het beste werkt? Dat kan via het reactieveld hieronder of via een mail.
En deel je deze vragen met jouw netwerk? Bijvoorbeeld met de social media-knoppen hieronder. Als dank kan je hier een speciale versie van de 5 krachtige vragen downloaden om af te drukken: zo heb je ze bij de hand wanneer je gaat slapen: 5_avond_vragen
De enige domme vraag is de vraag die nooit is gesteld. Succesvolle mensen stellen betere vragen en krijgen daardoor ook betere antwoorden.
Als je met iets nieuws begint in jouw leven, je iets wil veranderen of je voor een moeilijke opdracht staat, dan is de beste manier om jouw resultaat te verbeteren, eerst de belangrijkste vragen te stellen. Werk je in teamverband, dan kan je sommige vragen aan de anderen stellen. Werk je individueel, dan ben jij degene om te antwoorden.
Vraag, vraag, vraag – tot je helderheid hebt. Wacht niet tot je vast komt te zitten, maar stel eerst deze vragen en beantwoord ze!
Deze zeven kwaliteitsvolle vragen creëren een kwaliteitsvol leven.
1. Waarom doe ik dit? Het is belangrijk om de reden te verstaan achter alles wat je onderneemt. Of het nu een doel is, een taak, een gewoonte of project: “Waarom doe ik dit?” zou de allereerste vraag moeten zijn die je jezelf stelt. De reden achter jouw acties verstaan kan een enorme motivator zijn.
2. Wat is het gewenste resultaat? Zonder duidelijkheid over het gewenste resultaat, kan je niet plannen hoe je er geraakt. Identificeer wat je tracht te bereiken en hoe dat er precies uit zal zien. Helderheid is belangrijk. Vage doelen worden zelden bereikt. Welomschreven en tastbare doelstellingen hebben een veel grotere kans op succes.
3. Hoe belangrijk is dit project of deze taak? Het belang van elk doel of project bepaalt hoeveel aandacht en moeite het verdient.
4. Wanneer is de deadline en zijn er tussentijdse meetpunten? Weet wanneer jouw actie of project afgerond moet zijn. Wees je bewust van tussentijdse deadlines. Als je weet hoeveel tijd je nodig hebt om eraan te werken, dan kan je beter plannen en de nodige tijd voorzien.
5. Wat is mijn rol? Jouw rol verstaan is cruciaal. Ben jij de leider of een medewerker? Ben je een onderzoeker of zorg je voor de communicatie? Ben je een teamcoördinator of een planner? Weet welke rol jij speelt zodat je jouw acties daarop kan afstemmen. Als het een individueel project is, dan vervul je waarschijnlijk al deze rollen.
6. Wat zijn de mogelijke obstakels?
Onderweg komen we bijna altijd hindernissen tegen. Maar die moeilijkheden overwin je des te makkelijker als je je erop kunt voorbereiden. Uiteraard zijn complicaties soms onvoorzien, maar als je ten minste enkele mogelijke obstakels voorziet, kan je ze makkelijker oplossen.
7. Wat kan ik doen om effectiever te zijn?
Ontwikkel strategieën om efficiënter en productiever te zijn. Verbeter de kwaliteit van je werk door nuttige en effectieve tools te gebruiken. Want een betere organisatie heeft een grote impact op de effectiviteit. Klik hier voor een boek vol strategieën om efficiënter en productiever te zijn.
Betere resultaten door vragen
Vragen stellen is een waardevolle tool in elk domein van het werk en het leven. Deze strategie van vragen stellen kan zelfs het verschil maken tussen succes en falen!
Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen doelen te bereiken in jouw leven, om het beste uit jezelf te halen, en je volledige potentieel te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!
Jouw to-do-checklist werkt niet voor complexe projecten of weinig concrete activiteiten. Bovendien kan het dat je ’s morgens iets op je to-do-lijst schrijft dat ’s middags al achterhaald is. En tegen het einde van de dag is jouw to-do-lijst vaak al helemaal vervreemd van wat er effectief gedaan moet worden.
Het is o zo makkelijk om dat kleine to-dootje te doorkruisen. Maar wat met de grotere taken? Als kleine items op jouw to-do-lijst heel makkelijk zijn om te doen, dan zullen het ook die kleine, minder belangrijke, items zijn die gedaan worden.
En het ergste van al: een to-do-lijst leidt heel vaak tot frustratie, nodeloze stress, een gevoel van de controle kwijt te zijn. Soms lijkt het alsof de to-do-lijst jou controleert in plaats van dat jij de to-do-lijst controleert.
Krijg dingen gedaan met een Gedaan-lijst
Ik zeg niet dat je jouw to-do-lijstje maar in de prullenmand moet gooien. Maar ik nodig je wel uit om te experimenteren met een Gedaan-lijst.
Een to-do-lijst kan je motiveren door je stap voor stap dingetjes te laten doen. Maar een Gedaan-lijst motiveert jou nog veel sterker door het eenvoudige feit dat je dingen gedaan hebt. Het zijn geen ontastbare doelen of wensdromen meer maar echte resultaten. Resultaten die je een positief gevoel en energie geven. Net omdat je iets bereikt hebt wil je verderdoen.
Een Gedaan-lijst geeft je perspectief, en laat je toe om terug te kijken op jouw dag en jouw verwezenlijkingen te vieren.
Ik gebruik een to-do-lijst om te plannen en de mogelijkheden in te schatten voor een dag, en mijn Gedaan-lijst voor uitvoering en feedback over wat ik bereikt heb. Samen vormen ze een mooi evenwicht voor meer productiviteit. Ik merk patronen op: wat stond er op mijn to-do-lijst dat niet gedaan is geraakt bijvoorbeeld. Zo leer ik ook betere to-do-lijstjes te maken.
Sinds een paar jaar gebruik ik voor mijn Gedaan-lijst de gratis tool iDoneThis: elke dag krijg ik een mailtje dat me vraagt om te reply’en met wat ik gedaan heb. Ook handig: het verzamelt al jouw “gedaans” in een handige kalender. Zo kan je altijd terugkijken op wat je allemaal gedaan hebt.
Je kan ook gewoon een blad gebruiken met links jouw to-do-lijst en rechts ernaast jouw Gedaan-lijst. Hetzelfde kan je natuurlijk digitaal doen in een programma zoals Evernote. En waarom geen dagboek bijhouden: je kan dan extra reflecteren op wat je bereikt heb. Een coachee van me schrijft elke dag een blog met wat ze die dag bereikt heeft.
Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen doelen te bereiken in jouw leven, om het beste uit jezelf te halen, en je volledige potentieel te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!
Als coach wil ik het met jou graag eens hebben over de rol van de coachee – dat is de persoon die gecoacht wordt – in de coachingrelatie en 10 tips meegeven om het maximale uit een coachingsessie te halen.
Om een professionele coach te zijn heb je heel wat kwalificaties nodig. Zo heb ik na mijn basisopleiding tot life en business coach nog een aanvullende coachingopleiding gevolgd, en school ik me continu bij. Als er zoveel nodig is om een goede coach te zijn, dan zijn er toch zeker wel tips die je helpen om een goede coachee te zijn?
Als coach is het evident dat je zelf ook gecoacht wordt. Zelf heb ik al verschillende coaches ervaren en coachingtrajecten doorlopen. Dat ben je als coach overigens aan jezelf verplicht. Daarom wil ik vanuit mijn ervaring als coachee graag wat inzichten meegeven. Hoe haal je meer uit de coachingervaring?
1. Wees voorbereid. Als je totaal onvoorbereid komt, vraagt het meer tijd om tijdens de sessie tot een goede focus te komen. Je kan zeker wel vijf minuutjes vinden om al eens na te denken.
Hierbij enkele vragen die je daarbij helpen: – Wat wil ik uit deze sessie halen? – Wat is het meest essentiële punt waaraan ik wil werken, of waarover ik het wil hebben? – Waarover ging het vorige keer, wat waren de conclusies? Wat heb ik geleerd? – Hoe belangrijk is het punt waarover ik het wil hebben? – Hoe voel ik me erbij? – Hoeveel moeite wil ik doen om er iets aan te doen? – Zijn er kwesties die ermee samenhangen? – Wat zijn nog één of twee punten die ik verder wil exploreren als er tijd voor is?
Neem gerust een paar notities tijdens deze brainstorm met jezelf en doe ze mee naar de sessie.
2. Verhelder voor jezelf. Hoe ga je de kwestie uitleggen? Je kan het in je geest al eens overlopen zodat wanneer de sessie begint, je al een duidelijk beeld hebt. Vele coachingsessies komen trager op gang omdat er nog te weinig helderheid is tussen wat de coachee bedoelt en wat de coach verstaat.
3. Welk resultaat wil je bereiken? Jouw coach zal je altijd vragen wat je uit de sessie wil halen, maar dat mag je niet tegenhouden om jezelf al eens voor te stellen hoe succes er voor jou zal uitzien en hoe dat zal voelen. Wees duidelijk over wat je als resultaat wil hebben.
4. Wat wil je veranderen? Wil je dat er iets gebeurt? Welke acties wil je nemen?
5. Concentreer. Tracht je niet te laten afleiden door je gsm. Geef de coachingsessie jouw volledige aandacht.
6. Is alles duidelijk? Tijdens de coachingsessie zelf zorg je ervoor dat wat er gezegd wordt of afgesproken wordt duidelijk is voor jou. Stel vragen als er iets niet helemaal helder is.
7. Neem je tijd. Het is helemaal okee om wat tijd te nemen om over iets na te denken tijdens de coachingsessie.
8. Verberg je gevoelens niet. Wees eerlijk over hoe “moeilijk” iets is, of over het gevoel dat je bij iets hebt. Als je door de coaching een goed gevoel hebt, zeg dat, en ook als je denkt dat wat je gaat uitproberen na de sessie heel wat van jou gaat vergen. Vermijd om te doen alsof alles goed gaat/zal gaan, als het dat overduidelijk niet is.
9. Wees eerlijk. Heb de moed om helemaal eerlijk te zijn: een coachingsessie is een plaats waar je falen, frustratie of zelfs wanhoop mag toegeven. Geef eerlijk weer waar het voor jou over gaat en wat je voelt. Het helpt de sessie enorm vooruit.
10. Haal er het maximum uit. Denk eraan dat je geluk hebt om deze tijd vrij te kunnen maken om te focussen op wat je nodig hebt. De meeste mensen hebben deze opportuniteit niet, of grijpen ze niet, en blijven aanmodderen als gevolg.
Beschouw daarom elke sessie als een belangrijk evenement om er het beste uit te halen, niet als een lastige taak om door te geraken. Als je goed voorbereid bent, de sessie aanvangt met deze attitude om er echt iets mee te doen, dan zal wat je eruit haalt oneindig veel meer waarde toevoegen aan je leven. Gegarandeerd.
Wat zijn jouw ervaringen als coachee? Of heb je nog vragen over wat coaching inhoudt? Laat het me weten. En/of deel deze tips met jouw vrienden door onderstaande knoppen. Ben je zelf coach? Voel je vrij om deze checklist te delen met jouw klanten.
Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen het beste uit jezelf te halen, en je volledige potentieel te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!
Met deze checklist bespaar je dit jaar tientallen, zo niet honderden, uren aan verloren vergadertijd.
1. Vergader alleen als het nodig is
Sommige vergaderingen vinden plaats omdat ze… recurrent staan ingeboekt in de agenda’s. Maar zijn ze wel elke keer noodzakelijk? Kom alleen samen als er voldoende of dringende agendapunten zijn om te bespreken.
2. Zet de juiste mensen rond de tafel
In een vergadering zitten soms ook mensen die geen rechtstreekse bijdrage leveren of die zelfs niets van het onderwerp afweten. Een goede voorbereiding van de meeting houdt ook in dat je nadenkt over welke mensen onmisbaar zijn voor een goed verloop van de meeting, en welke niet. Zo bespaar je die collega’s ook kostbare tijd in hun vaak al overvolle agenda’s. Omgekeerd, als die ene collega die het meest van het project afweet, met vakantie is, bekijk dan of je de meeting niet kan laten uitstellen.
3. Bereid je voor
Wees bij de aankondiging van de meeting duidelijk waarover het gaat. Zorg voor een heldere structuur die je vooraf aan de genodigden bezorgt, samen met eventueel documenten ter voorbereiding. Zo kent iedereen het doel van de vergadering, kan iedereen zich inhoudelijk voorbereiden, eventuele vragen bedenken en wordt er niet afgeweken van de te behandelen agendapunten. Zo heb je meer kans dat de vergadering ook de verwachte resultaten oplevert én op het afgesproken tijdstip eindigt.
4. Leid je de vergadering?
Als gespreksleider neem je best zo plaats dat iedereen je goed kan zien en dat het duidelijk is dat jij de vergadering leidt en in goede banen stuurt. Tegelijkertijd zorg je er ook voor dat je de lichaamstaal van iedereen kan opvangen.
Meld ook wie zich liet verontschuldigen voor de vergadering en waarom. Zijn er nieuwe mensen, stel ze dan voor.
Herhaal bij het begin van de meeting de context en de doelstelling van de vergadering en overloop kort de te behandelen agendapunten. Dat is handig, zeker als er veel besproken moet worden. Zo kunnen de verschillende onderwerpen stap voor stap worden afgehandeld en verandert de meeting niet in een warboel. Vraag ook of iemand punten aan de agenda wil toevoegen.
Is de vergadering het vervolg op een vorige meeting, overloop dan eerst kort het verslag van de vorige vergadering zodat iedereen op de hoogte is van de evolutie van de vorige agendapunten.
5. Hou de klok in het oog
Begin op tijd en eindig ook op het afgesproken tijdstip. Probeer vooraf in te schatten hoeveel tijd ieder onderwerp in beslag zal nemen en hou je er aan. Maak de deelnemers desnoods duidelijk hoeveel tijd ze krijgen om een punt te bespreken. Als er een tijdslimiet is, houden mensen hun bijdrage doorgaans beknopter en komt men sneller tot een beslissing. Duid desnoods iemand aan die als een soort ‘timekeeper’ de tijd per agendapunt in het oog houdt. Dat helpt je de vergadering effectief te structureren en ervoor te zorgen dat ze niet uitloopt. Of nog : leg gewoon je horloge voor je op de tafel.
Heeft een onderwerp toch meer tijd nodig dan gepland, weeg dan af hoe dringend het is. Is het nuttig om erop door te gaan, verschuif dan indien nodig een ander gespreksonderwerp naar een latere meeting. Kan het nog even wachten, plan het dan in voor een volgende samenkomst.
6. Betrek iedereen bij het gesprek
Probeer als gespreksleider iedereen bij het gesprek te betrekken. Minder mondige collega’s hebben ook een mening en het is belangrijk om die tijdens de vergadering te horen. Het komt ook vaak voor dat mensen tijdens de vergadering zelf niets (durven te) zeggen en pas na de vergadering in de wandelgangen hun mening uiten. Waak erover dat ieders mening gerespecteerd wordt.
7. Laat je niet afleiden
Niets vervelender dan een vergadering die uitloopt omdat er zaken besproken worden die niet relevant zijn. Focus je enkel op het noodzakelijke en laat je niet meeslepen door small talk.
Het kan ook handig zijn om tijdens de vergadering bepaalde bedenkingen of vragen op te schrijven terwijl iemand anders aan het woord is, zodat je ze niet vergeet wanneer er plots snel overgeschakeld wordt op een ander onderwerp.
8. Spreek een actieplan af
Behandel de belangrijkste agendapunten eerst. Gebruik indien nodig een flipover of whiteboard om argumenten, planningen, voorstellen, besluiten, … op te schrijven. Sluit elk agendapunt ook af met een duidelijk besluit of concreet actieplan: wie doet wat wanneer? Zo verloopt de evaluatie ervan in een volgende meeting veel vlotter.
9. Schakel je telefoon uit
Je telefoon uitzetten tijdens een meeting is een vorm van beleefdheid en respect tegenover collega’s en/of klanten. Verwacht je toch een dringend telefoontje, denk er dan aan om de ringtone stil te zetten.
10. Volg op
Zorg ervoor dat iemand een verslag maakt van de vergadering. Het is voor alle deelnemers (én verontschuldigde collega’s) nuttig om achteraf te kunnen doornemen wat er beslist is. Voeg daar ook het actieplan aan toe dat is afgesproken.
Welke tips heb jij nog tegen vergaderitis? Laat ze me weten en/of deel alvast deze 10 tips met jouw collega’s via onderstaande knoppen.
Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen het beste uit jezelf te halen, en je volledige potentieel te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!
Heb je taken die je keer op keer doet? Hoe zorg je ervoor dat je ze telkens weer goed doet? Een goede oplossing is checklists gebruiken.
In domeinen als bouw, luchtvaart en geneeskunde heeft het gebruik van checklists al levens gered. En in veel andere domeinen heeft het veel mensen geholpen om zaken veel efficiënter te doen en kostbare fouten te vermijden.
Waarom checklists zo goed werken? Simpel: het is gemakkelijk voor ons om zaken te vergeten. Als je iets doet dat veel verschillende stappen inhoudt, dan is de kans groot dat je er een of twee vergeet. Dus als je iets keer op keer doet, en wil het telkens goed doen, gebruik dan een checklist.
Andere voordelen van het gebruik van een checklist:
– Je kan je mentale energie gebruiken voor meer creatieve taken.
– Omdat je de verschillende stappen niet moet onthouden, kan je je focussen op de taak zelf.
– Je kan makkelijker delegeren. Jouw checklist kan je gewoon aan iemand anders geven, zo is het makkelijker om een taak uit te besteden.
Hoe maak je nu een checklist?
– Als je aan een taak werkt, schrijf dan eens de stappen op die je zet. Het resultaat hiervan is al meteen een kladversie van je checklist.
– De volgende keer dat je de taak doet, vergelijk je de stappen die je zet met wat je al in je kladversie hebt. Als er sommige stappen nog ontbreken, voeg ze dan toe aan je kladversie. Misschien wil je ook enkele stappen die je niet meer noodzakelijk vindt, gewoon schrappen.
– Na een of twee keer de taak uit te voeren zonder dat je jouw checklist nog hebt moeten updaten, kan je ervan uitgaan dat ze compleet is.
– Leg de checklist op een plaats waar je makkelijk aan kan, in een tekstbestand, in een notitieboekje, eender waar je er makkelijk aan kan. Je checklist is nu klaar voor gebruik.
Waar zou je checklists voor kunnen maken?
Jouw situatie verschilt natuurlijk van die van anderen, maar dit zijn enkele ideeën.
– Ochtendroutine
Wat wil je elke ochtend doen om je dag flitsend in te zetten?
– Dagelijkse routine
Heb je iets dat je dagelijks wil doen? Of wekelijks of maandelijks?
– Een frequente taak op je werk
Is er iets dat je frequent op je werk doet? Ik heb bijvoorbeeld een checklist voor de praktische voorbereiding van een aantal trainingen.
– Dagelijkse favorieten
Zijn er bepaalde sites die je elke dag wil checken? Dan kan je die in een aparte folder steken: dat is ook een vorm van een checklist.
Waarvoor gebruik jij een checklist? Of waarvoor ga je er nu een maken?
Je hoeft geen Superman-cape of Mega Mindy-krachten te hebben om jouw leven ingrijpend te veranderen. Hier zijn zeven manieren om echte superkrachten te krijgen waarmee je jouw leven zult verbeteren.
Wanneer je vanavond gaat slapen en je denkt over jouw voorbije dag, hoe voel je je dan? Was het een geslaagde dag? Of een mindere dag? Was vandaag een representatieve dag voor wie je bent of wie je wil zijn?
De enige domme vraag is de vraag die nooit is gesteld. Succesvolle mensen stellen betere vragen en krijgen daardoor ook betere antwoorden.
Jouw to-do-checklist werkt niet voor complexe projecten of weinig concrete activiteiten. Bovendien kan het dat je ’s morgens iets op je to-do-lijst schrijft dat ’s middags al achterhaald is. En tegen het einde van de dag is jouw to-do-lijst vaak al helemaal vervreemd van wat er effectief gedaan moet worden.
Als coach wil ik het met jou graag eens hebben over de rol van de coachee – dat is de persoon die gecoacht wordt – in de coachingrelatie en 10 tips meegeven om het maximale uit een coachingsessie te halen.
Met deze checklist bespaar je dit jaar tientallen, zo niet honderden, uren aan verloren vergadertijd.
Heb je taken die je keer op keer doet? Hoe zorg je ervoor dat je ze telkens weer goed doet? Een goede oplossing is checklists gebruiken.
