Met deze checklist bespaar je dit jaar tientallen, zo niet honderden, uren aan verloren vergadertijd.

1. Vergader alleen als het nodig is
Sommige vergaderingen vinden plaats omdat ze… recurrent staan ingeboekt in de agenda’s. Maar zijn ze wel elke keer noodzakelijk? Kom alleen samen als er voldoende of dringende agendapunten zijn om te bespreken.

2. Zet de juiste mensen rond de tafel
In een vergadering zitten soms ook mensen die geen rechtstreekse bijdrage leveren of die zelfs niets van het onderwerp afweten. Een goede voorbereiding van de meeting houdt ook in dat je nadenkt over welke mensen onmisbaar zijn voor een goed verloop van de meeting, en welke niet. Zo bespaar je die collega’s ook kostbare tijd in hun vaak al overvolle agenda’s. Omgekeerd, als die ene collega die het meest van het project afweet, met vakantie is, bekijk dan of je de meeting niet kan laten uitstellen.

3. Bereid je voor
Wees bij de aankondiging van de meeting duidelijk waarover het gaat. Zorg voor een heldere structuur die je vooraf aan de genodigden bezorgt, samen met eventueel documenten ter voorbereiding. Zo kent iedereen het doel van de vergadering, kan iedereen zich inhoudelijk voorbereiden, eventuele vragen bedenken en wordt er niet afgeweken van de te behandelen agendapunten. Zo heb je meer kans dat de vergadering ook de verwachte resultaten oplevert én op het afgesproken tijdstip eindigt.

4. Leid je de vergadering?
Als gespreksleider neem je best zo plaats dat iedereen je goed kan zien en dat het duidelijk is dat jij de vergadering leidt en in goede banen stuurt. Tegelijkertijd zorg je er ook voor dat je de lichaamstaal van iedereen kan opvangen.
Meld ook wie zich liet verontschuldigen voor de vergadering en waarom. Zijn er nieuwe mensen, stel ze dan voor.
Herhaal bij het begin van de meeting de context en de doelstelling van de vergadering en overloop kort de te behandelen agendapunten. Dat is handig, zeker als er veel besproken moet worden. Zo kunnen de verschillende onderwerpen stap voor stap worden afgehandeld en verandert de meeting niet in een warboel. Vraag ook of iemand punten aan de agenda wil toevoegen.
Is de vergadering het vervolg op een vorige meeting, overloop dan eerst kort het verslag van de vorige vergadering zodat iedereen op de hoogte is van de evolutie van de vorige agendapunten.

5. Hou de klok in het oog
Begin op tijd en eindig ook op het afgesproken tijdstip. Probeer vooraf in te schatten hoeveel tijd ieder onderwerp in beslag zal nemen en hou je er aan. Maak de deelnemers desnoods duidelijk hoeveel tijd ze krijgen om een punt te bespreken. Als er een tijdslimiet is, houden mensen hun bijdrage doorgaans beknopter en komt men sneller tot een beslissing. Duid desnoods iemand aan die als een soort ‘timekeeper’ de tijd per agendapunt in het oog houdt. Dat helpt je de vergadering effectief te structureren en ervoor te zorgen dat ze niet uitloopt. Of nog : leg gewoon je horloge voor je op de tafel.
Heeft een onderwerp toch meer tijd nodig dan gepland, weeg dan af hoe dringend het is. Is het nuttig om erop door te gaan, verschuif dan indien nodig een ander gespreksonderwerp naar een latere meeting. Kan het nog even wachten, plan het dan in voor een volgende samenkomst.

6. Betrek iedereen bij het gesprek
Probeer als gespreksleider iedereen bij het gesprek te betrekken. Minder mondige collega’s hebben ook een mening en het is belangrijk om die tijdens de vergadering te horen. Het komt ook vaak voor dat mensen tijdens de vergadering zelf niets (durven te) zeggen en pas na de vergadering in de wandelgangen hun mening uiten. Waak erover dat ieders mening gerespecteerd wordt.

7. Laat je niet afleiden
Niets vervelender dan een vergadering die uitloopt omdat er zaken besproken worden die niet relevant zijn. Focus je enkel op het noodzakelijke en laat je niet meeslepen door small talk.
Het kan ook handig zijn om tijdens de vergadering bepaalde bedenkingen of vragen op te schrijven terwijl iemand anders aan het woord is, zodat je ze niet vergeet wanneer er plots snel overgeschakeld wordt op een ander onderwerp.

8. Spreek een actieplan af
Behandel de belangrijkste agendapunten eerst. Gebruik indien nodig een flipover of whiteboard om argumenten, planningen, voorstellen, besluiten, … op te schrijven. Sluit elk agendapunt ook af met een duidelijk besluit of concreet actieplan: wie doet wat wanneer? Zo verloopt de evaluatie ervan in een volgende meeting veel vlotter.

9. Schakel je telefoon uit
Je telefoon uitzetten tijdens een meeting is een vorm van beleefdheid en respect tegenover collega’s en/of klanten. Verwacht je toch een dringend telefoontje, denk er dan aan om de ringtone stil te zetten.

10. Volg op
Zorg ervoor dat iemand een verslag maakt van de vergadering. Het is voor alle deelnemers (én verontschuldigde collega’s) nuttig om achteraf te kunnen doornemen wat er beslist is. Voeg daar ook het actieplan aan toe dat is afgesproken.

Welke tips heb jij nog tegen vergaderitis? Laat ze me weten en/of deel alvast deze 10 tips met jouw collega’s via onderstaande knoppen.

Wil je elke dag een uur extra vrijmaken? Lees dan Meer tijd in 12 stappen.

Als coach help ik jou om met meer zelfvertrouwen het beste uit jezelf te halen, en je volledige potentieel te bereiken. Want het leven is te kort om niét te gaan voor het leven dat je wil en dat je verdient!

Inzichten en tips deel ik graag met jou in een wekelijkse mail.
Schrijf je daarom nu in via deze link:

Lees verder:
Meer tijd in 12 stappen
Lees dit als je meer dan 40 uur per week werkt
7 herkenbare timemanagement problemen. Met oplossing.