Uitstelgedrag op het werk. Waarom doe je eerst al het andere?

Je verslag is bijna af. Onder ‘Aanbeveling’ moet nog één naam komen. Welke leverancier zou jij kiezen? De goedkoopste of degene die de vorige keer op tijd leverde?

Een kwartier later heb je drie mails beantwoord.
Onder ‘Aanbeveling’ staat nog altijd niets.

Hoe weet ik of ik aan het uitstellen ben?

Je bent waarschijnlijk aan het uitstellen als je aan een taak kunt beginnen en ze toch opschuift, terwijl je verwacht dat je daardoor later tijd tekortkomt. Soms ontbreekt er informatie of krijgt ander werk terecht voorrang. Kijk daarom eerst wat je nodig hebt om verder te kunnen.

Stel dat je de levertijd van de goedkoopste leverancier nog niet kent. Bel dan even. Het antwoord kan je keuze veranderen. Moet er over een uur ook een offerte naar een klant? Spreek af welk werk voorrang krijgt.

Deze keer ken je de levertijden en heb je tijd om te schrijven. Je opent het verslag opnieuw. Je ziet twee bedragen die scheef staan en zet ze recht. Dan merk je dat de kolomtitels ook anders kunnen. Tegen de middag ziet het verslag er beter uit. De keuze is precies even lastig als om negen uur.

Druk zijn is vaak de nette vorm van uitstellen. Vraag je bij het volgende klusje af of het iets oplevert dat je nodig hebt om te kiezen. Twee rechte kolommen doen weinig voor je antwoord.

Waarom lucht een klein klusje zo snel op?

Een klein klusje kan opluchten als je opziet tegen de taak waarmee je bezig was. Zodra je wisselt, hoef je even geen lastige keuze te maken. Die opluchting voel je meteen. Dat maakt het verleidelijk om de volgende keer dat je twijfelt opnieuw iets anders te doen.

Stel dat je de duurdere leverancier wil voorstellen. Je hoort je leidinggevende al vragen waarom je meer wil uitgeven. Misschien trek je je schouders op terwijl je die vraag in je hoofd probeert te beantwoorden. Net dan zie je de mail van een collega die een cijfer nodig heeft. Je weet waar het staat. Twee minuten later is de mail weg.

Onderzoekers Fuschia Sirois en Timothy Pychyl beschrijven hoe taken uitstellen je op korte termijn een beter gevoel kan geven. De mail biedt ook iets wat je op dat moment goed uitkomt. Je weet precies wanneer hij klaar is. Bij de aanbeveling moet je zelf bepalen wanneer je genoeg weet om te kiezen.

Wanneer speelt perfectionisme mee?

Perfectionisme kan meespelen als je tijdens je eerste zin al bezig bent met alle bezwaren die iemand straks kan maken. Je probeert dan een keuze te bedenken en die tegelijk te verdedigen. Zelfs een kladversie moet dan aan de eisen van een definitief advies voldoen.

Als ik het niet meteen goed kan uitleggen, begin ik liever nog niet. In een analyse van meerdere studies hingen perfectionistische zorgen, zoals bang zijn voor fouten, gemiddeld samen met meer uitstel. De onderzoekers keken ook naar de neiging om hoge eisen aan jezelf te stellen. Die hing gemiddeld samen met minder uitstel.

Je kunt kwaliteit belangrijk vinden en je eerste versie voorlopig houden. Kijk naar wat je van die ene zin verwacht. Moet ze al zo sterk zijn dat je leidinggevende geen vragen meer kan stellen? Dan probeer je tijdens het schrijven een gesprek af te ronden dat nog moet beginnen.

Hoe kun je uitstelgedrag aanpakken?

Als je wil stoppen met uitstellen, maak dan het eerste stukje werk klein genoeg om het ook met twijfel te doen. Geef jezelf vijf minuten voor een voorlopige keuze en één reden. Aan het eind heb je een zin die je kunt toetsen of bespreken.

De vijfminutenoefening

1. Kies één vraag die het werk ophoudt. Welke leverancier zou je voorstellen?
2. Zet deze halve zin klaar. ‘Voorlopig kies ik … omdat …’
3. Zet een timer op vijf minuten en maak de zin af.

Misschien schrijf je Voorlopig kies ik leverancier B, omdat die vorige keer op tijd leverde. Nu kun je gericht verder. Hoeveel meer kost B? Wat kost het als de levering vertraging oploopt? Dat zijn vragen waarmee je je aanbeveling kunt aanscherpen.

Kun je nog geen voorkeur opschrijven? Maak dan deze zin af. ‘Ik kan kiezen zodra ik weet …’ Vul één ding in dat je kunt navragen, zoals hoeveel vertraging je team kan opvangen.

Stop gerust wanneer de timer afloopt. Een oefening die telkens in een uur werk verandert, is morgen weer iets waar je tegenop ziet.

Wat doe ik op het moment dat ik wil afhaken?

Kies vóór je begint één signaal waaraan je merkt dat je wil wisselen. Spreek met jezelf af welke kleine stap je dan eerst zet. Onderzoek naar als-danplannen laat zien dat het kan helpen om vooraf een herkenbaar moment aan een concrete handeling te koppelen.

Als ik mijn inbox wil openen terwijl ik bij de aanbeveling zit, schrijf ik eerst één reden op voor de leverancier die ik voorlopig kies.

‘Ik moet me beter concentreren’ laat nog open wat je op zo’n moment doet. Met die ene zin weet je waar je verdergaat.

Drie situaties waarin je dit kunt proberen

• Een prijs voorstellen. Als ik voor de derde keer een oude offerte open om mijn bedrag te vergelijken, typ ik eerst het bedrag dat ik vandaag zou voorstellen.
• Een collega feedback geven. Als ik opnieuw aan de openingszin begin te sleutelen, noteer ik eerst één moment dat ik wil bespreken. Bijvoorbeeld toen mijn collega in het teamoverleg antwoordde terwijl ik mijn voorstel nog uitlegde.
• Een boze klant antwoorden. Als ik de mail weer wil wegklikken, schrijf ik eerst op wat ik vandaag al kan toezeggen. Bijvoorbeeld dat ik tegen vier uur laat weten waar de levering is.

Veelgestelde vragen over uitstelgedrag op het werk

Noteer een paar dagen welke taak je opschuift en wat je vlak daarvoor deed. Dan kun je zien of je vooral afhaakt bij een onduidelijke eerste stap, of meestal wacht tot de deadline dichtbij is. Dat verschil helpt je bepalen wat je de volgende keer kunt proberen.

Waarom stel ik ook taken uit die ik graag wil doen?

Je kunt uitkijken naar een andere job en tegelijk opzien tegen het sollicitatieformulier. De job trekt je aan. In het formulier moet je zeggen waarom jij geschikt bent en juist daar kun je onzeker over zijn. Kijk welk onderdeel je steeds overslaat. Vaak kun je aan dat ene onderdeel werken zonder de hele sollicitatie in één keer af te maken.

Waarom begin ik pas als de deadline dichtbij komt?

Als de deadline dichterbij komt, wordt het gevolg van wachten concreter. Vrijdag lijkt op maandag nog ver weg. Op donderdag zie je dat je nog maar één vrij uur hebt. Dan kan het werk ineens voorrang krijgen. Probeer eerder een klein tussenresultaat af te spreken, zoals woensdag een voorlopige keuze delen met een collega.

Hoe pak ik een taak weer op na een dag uitstellen?

Open je laatste versie en lees tot waar je gisteren bent geraakt. Schrijf daar één vraag bij die je vandaag kunt beantwoorden. Is je deadline intussen in gevaar? Laat het op tijd weten en zeg welk deel je wél kunt bezorgen. Dan kan de ander daar rekening mee houden.

Schrijf morgen vóór je je mail opent één voorlopige zin over de beslissing die je vandaag voor je uit schoof.

Blijft werk liggen zodra je weet dat iemand erop zal reageren? In een kennismakingsgesprek kunnen we samen één zo’n werkmoment uitpluizen.

Wil je beter herkennen waarom je soms blijft twijfelen of iets voor je uit schuift? In mijn wekelijkse mail krijg je een vraag of oefening om daar zelf mee aan de slag te gaan. Schrijf je in en ontvang gratis mijn e-book Coach jezelf.